Details zur Ausschreibung 103028

Öffentliche Ausschreibung

Rahmenvetrag über die Digitalisierung von Papierakten (Scandienstleistung)

Gegenstand der Ausschreibung

Die Auftraggeberin beabsichtigt die Vergabe einer Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten mit einem Auftragnehmer zu schließen.

Die Laufzeit wird auf ein Jahr festgelegt.

Die Akten sind vom Auftragnehmer zu digitalisieren und über einen Upload in die von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellte "Nextcloud" hochzuladen.

Alternativ ist auch die Übermittlung über einen verschlüsselten USB-Stick möglich.

Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst:
- den Transport der Akten vom Rathaus bzw. von den Stadtwerken zum Digitalisierungsstandort
- die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess. Mögliche Besonderheiten hierbei können z. B. gefaltete Baupläne und altes/ anfälliges Papier sein, welche mit mehr Sorgfalt behandelt werden müssen.
- die Digitalisierung (Scannen) der Akten
- die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A-2u Format mit MRC Komprimierung) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder
- das Durchsuchbar (OCR) machen von Dokumenten
- die Verarbeitung
- die individuelle Benennung der Dateien anhand einer, von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten, Legende (insbesondere bei den Stadtwerken)
- die Bereitstellung der elektronischen Dokumente an einer spezifizierten Übergabeschnittstelle (Nextcloud)
- den Rücktransport der Akten zu einem Standort im Stadtgebiet
- das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung.

Das maximale Auftragsvolumen des Rahmenvertrags wird auf 28.500,00 EUR (netto) beschränkt. Die Höchstkostengrenze darf nicht überschritten, kann jedoch unterschritten werden.
Der Auftragswert stellt keine Mindestauftragsmenge dar und der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf das maximale Auftragsvolumen.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

51491 Overath

Kontaktdaten des Auftraggebers

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Eintragsdatum: 05.06.2023
Angebotsfrist: 15.06.2023

Ausführliche Beschreibung des Auftrags

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