Ausschreibung "Neues Workflowmanagement-System"

Öffentliche Ausschreibung

Neues Workflowmanagement-System

Gegenstand der Ausschreibung

Zur Verwaltung und Steuerung von Geschäftsprozessen (Workflows) für Studierende und Mitarbeitende der einzelnen Dezernate und Fachbereiche der Fachhochschule wird derzeit das 20 Jahre alte Workflowmanagementsystem DIAS, eine Eigenentwicklung der Fachhochschule eingesetzt. Seit einiger Zeit hat sich die Fachhochschule zur Aufgabe gemacht ihren Beitrag zu einer gerechten und umweltverträglichen Welt weiter auszubauen und so auf den herkömmlichen Papierweg zu verzichten.

Ebenfalls soll damit die Digitalisierung und Internationalisierung im eigenen Haus weiter vorangetrieben werden. Daher werden immer mehr und komplexere Workflows digitalisiert. Zu den bereits umgesetzten Workflows in DIAS zählen einfache Prozesse wie Notenlisten, Dienstreise­, Urlaubs­ und Lizenzbeschaffungsanträge, aber auch komplexere wie beispielsweise die Abbildung einer Personalratszuschrift (Genehmigung einer Software oder Einstellung von Personal) mit Weiterleitungsoptionen zu Genehmigungsinstanzen (IT­Compliance, Barrierefreiheit, Datenschutz, IT­Sicherheit, Kanzler und Rektor), der Kommunikation dieser Stellen untereinander und dem Personalrat, sowie der dazugehörigen Generierung von Sitzungen und Einladungen, dem Sitzungsmanagement der Personalräte und der anschließenden Archivierung der Sitzungen und Bekanntgabe der Beschlüsse an bestimmte Personen/­kreise. Auch eine Verwaltung der internen Fortbildungen mit den Anträgen, der Teilnehmerverwaltung und Ausstellung der Zertifikate wurde schon realisiert.

Darüber hinaus dient DIAS ebenfalls zur Bereitstellung von Informationen aus zentralen Datenbanken, wie zum Beispiel bei der Übersicht der Studierendenzahlen oder den Prüfungsstatistiken. Aufgrund der komplexen Strukturen bei der Umsetzung von Workflows, dem veralteten Technologie­Stack und der nicht mehr vorhandenen Weiterentwicklung des Systems, möchte die Fachhochschule eine neue Workflowmanagement­Lösung einsetzen, um die Erfassung von Daten, sowie die hochschulinterne Kommunikation zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Die genaue Leistungsbeschreibung entnehmen Sie bitte dem Punkt 3 des Dokuments FH_DO_Workflowmanagement­System.

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

44139 Dortmund

Eintragsdatum: 06.06.2023
Angebotsfrist: 22.06.2023