Ausschreibung "Digitalisierung von Bauakten/ Hausakten"

Öffentliche Ausschreibung

Digitalisierung von Bauakten/ Hausakten

Gegenstand der Ausschreibung

Es sind ca. 11.000 Hausakten in Hängemappen mit ca. 55.000 Vorgängen auf Heftstreifen (außer dem jeweils ersten Vorgang einer Hausakte; dieser ist i.d.R. unmittelbar in die Akte geheftet) sowie ca. 150 Vorgänge in Aktenordnern im Bestand zu digitalisieren. Die Dokumente sind teilweise getackert, geklammert und auf Heftstreifen geheftet. Die Blattformate sind in der Regel zwischen DIN A 4 und DIN A 0. Die Hausakten enthalten durchschnittlich 275 Papierdokumente bis DIN A 3 und 15 Zeichnungen > DIN A 3. Die Hausakten sind in den Räumen des Auftraggebers den Schränken zu entnehmen, zu verpacken und unmittelbar in die Räume des Auftragnehmers zu transportieren (s. d "Transport und Ort der Ausführung"). Es ist doppelseitig zu scannen, in Farbe. Leere Rückseiten sind automatisch zu löschen. Pro Vorgang (= Heftstreifen) ist eine PDF-Datei zu liefern.

Gebundene und gesiegelte Dokumente dürfen geöffnet werden. Das Hausakten-Archiv stammt aus den Jahrgängen von Ende des 19. Jahrhunderts bis zum 21. Jahrhundert. Die Materialarten und die Alterung der Dokumente/Zeichnungen weisen eine große Bandbreite auf. Für stark beschädigte Dokumente ist das Scannen mit einem Farb-Flachbett-Scanner im Format DIN A 2 bis DIN A 0 gefordert.

Der Auftragnehmer muss daher neben Durchlaufscannern auch über Farb-Flachbett-Scanner bis DIN A 0 verfügen. Da in Ausnahmefällen auch Zeichnungen > DIN A 0 vorkommen, muss der Auftragnehmer auch Farb-Durchlaufscanner mit einer Durchlaufbreite bis 121 cm (48") vorhalten. Die Verarbeitung der Hausakten hat nach TR Resiscan TR 01338 - Schutzbedarfskategorie normal mit Transfervermerk - zu erfolgen.
Der Aktendeckel darf abgetrennt werden alternativ über Flachbett bis DIN A 3 gescannt werden.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

59379 Selm

Eintragsdatum: 30.10.2023
Angebotsfrist: 24.11.2023