Öffentliche Ausschreibung
Gremienmanagementtool als SaaS
Gegenstand der Ausschreibung
Eine detailliere Auflistung von Eignungs- und Leistungskriterien an die Software sind in der Vergabeunterlage B aufgeführt. Besonders wichtig ist eine hohe Benutzerfreundlichkeit, da die Software vorrangig nicht von Verwaltungsmitarbeitenden genutzt wird. Ziel ist es den Aufwand durch Anwenderfragen möglichst gering zu halten.
Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Sitzungen der Vertreterversammlung bedeuten einen hohen administrativen Aufwand, wie zum Beispiel die Erstellung, der Versand sowie die Bereitstellung von Tagesordnungen, Einladungen sowie Arbeitsunterlagen. Diese Tätigkeiten werden von der Geschäftsstelle Selbstverwaltung übernommen und oftmals in Einzelschritten per E-Mail an die Beteiligten verschickt. Mit einer Softwareunterstützung für besagte administrative Prozesse soll der Arbeitsaufwand effizienter und effektiver gestaltet werden.
Primäres Ziel des Anliegens ist es, dass alle Mitglieder des Auftraggebers sowie weitere Beteiligte, die Dokumente der Selbstverwaltung digital bereitgestellt bekommen. Darüber hinaus muss eine digitale Archivierung von Beschlüssen sowie eine Auffindbarkeit durch Schlagwörter ermöglicht werden.
Wünschenswert wäre das Szenario, dass alle 50 AG-Mitglieder sowie die 12 Bezirksstellenleiter durch das System zur Sitzung eingeladen werden, eigenständig in dem System eine Zu- oder Absage hinterlegen können und im Falle eine Absage das stellvertretende Mitglied automatisch eingeladen wird. Eine automatisch generierte Teilnehmerliste auf Basis der Rückmeldungen wäre ebenso hilfreich.
Der Auftraggeber benötigt verschiedene Lizenzen für die Betreibung des Gremienmanagements.
Art des Auftrags
Lieferauftrag & Dienstleistung
Erfüllungsort (Bundesland):
Nordrhein-Westfalen
Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.
Auftraggeber
44141 DortmundKontaktdaten des Auftraggebers
FreischaltenAngebotsfrist: 04.06.2024
Ausführliche Beschreibung des Auftrags
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