Ausschreibung "Einführung eines Workflowmanagementsystems (WMS) in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement (DMS)"

Öffentliche Ausschreibung

Einführung eines Workflowmanagementsystems (WMS) in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement (DMS)

Gegenstand der Ausschreibung

Das einzuführende WMS/DMS leistet einen wesentlichen strategischen Beitrag im Hinblick auf das Zielbild einer modernen, digitalisierten Administration, aber auch im Hinblick auf die digitale Transformation des Auftraggebers insgesamt. Dokumente werden zukünftig überwiegend elektronisch erfasst, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. Mitarbeitende werden die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen effizient und kontextbezogen auffinden, wodurch Anträge und Rechnungen schneller geprüft und freigeben werden können.

Von der Workflow-Software erhofft sich der Auftraggeber neben der schnelleren Bearbeitung unterschiedlicher Anträge durch die Automatisierung von Arbeitsschritten auch die Vermeidung von Fehlern und die Reduktion überflüssiger Arbeitsschritte. Zudem sollen alle in den Workflow involvierten Mitarbeitenden automatisch stets über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert werden, um bspw. Doppelarbeiten zu vermeiden oder um Planungssicherheit zu erhalten. Prozesse, für die bisher Dokumente genutzt werden, sollen perspektivisch rein datensatzbasiert möglich werden.

Die Erstellung von elektronischen Workflows soll dabei von geschulten Personen möglichst einfach zu realisieren sein, sodass die Prozessdigitalisierung vom Auftraggeber perspektivisch ohne Einbeziehung des Anbieters vorangetrieben werden kann. Die Nutzerfreundlichkeit der Workflow-Engine spielt daher eine wichtige Rolle.

Die Details des Leistungsumfangs der geforderten Softwarelösung finden sich im separaten Anforderungskatalog. Darin sind die maßgeblichen funktionalen, nicht-funktionalen und technischen Anforderungen beschrieben. Der Anforderungskatalog nimmt dementsprechend eine zentrale Rolle bei der Bewertung der Leistungsfähigkeit ein.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Hessen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

64289 Darmstadt

Eintragsdatum: 07.08.2024
Angebotsfrist: 09.09.2024