Ausschreibung "Einführung einer ECM/DMS"

Öffentliche Ausschreibung

Einführung einer ECM/DMS

Gegenstand der Ausschreibung

Für das Dokumentenmanagement wird aktuell keine umfassende ganzheitliche Softwarelösung, sondern eine Vielzahl an Einzellösungen, eingesetzt. Mit der Einführung einer entsprechenden DMS-Softwarelösung sollen die Abläufe sukzessive an modernen Maßstäben und Standardprozessen („best practices“) ausgerichtet und deutlich effizienter aufgestellt werden.

Durch diese Ausschreibung soll die Eignung der am Markt befindlichen Softwareprodukte zur Abbildung der Anforderungen aus den folgenden Bereichen untersucht werden:
- Dokumentenmanagement (Verwaltung von elektronischen Dokumenten):
- Allgemeine Abbildung Antragswesen sowie Prüf- und Genehmigungsprozessen:
- Elektronische Bearbeitung und revisionssichere Archivierung von Rechnungen
- Abbildung von einfachen Vorgängen durch Workflows (strukturierte digitale Bearbeitungsprozesse), auch vor dem Hintergrund des zunehmend mobileren Arbeitens.

Die Implementierung einer neuen DMS-Lösung soll gemeinsam mit dem Anbieter der Software im weiteren Verlauf des Projektes konzeptioniert, geliefert und durchgeführt werden.
Die DMS-Software soll entweder für bestehende Prozesse genutzte Systeme ablösen bzw. ergänzen und möglichst alle Anforderungen durch Standardfunktionalitäten erfüllen.

Die neue Lösung soll den Auftraggeber mit der Erfüllung unter anderem folgender Funktions- und Prozessanforderungen unterstützen:
- Ablösung der bisherigen analogen Bearbeitung von Dokumenten durch digitale Be- und Verarbeitungsprozesse und Reduzierung papiergebundener Akten und Ablage
- Erhöhung der Transparenz über Vorgänge mit Geschäftspartnern
- Erhöhung des Automatisierungsgrades z.B. durch Abbildung von Workflows und Reduzierung manueller Tätigkeiten zur Steigerung der Arbeitseffizienz
- Vermeidung von Redundanzen bei der Archivierung von Dokumenten
- Archivierung von Dokumenten nach den gültigen Compliance-Richtlinien und den jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen (z.B. HGB, GoBD, DSGVO u.a.)
Die neue Lösung soll durch den Auftragnehmer konzeptioniert, geliefert, implementiert und gewartet werden (Updates, Patches, Hotfixes).
Der Auftraggeber möchte eine Lösung auswählen, die einen Inhouse/On-Premises-Betrieb ermöglicht.

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Sachsen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

04103 Leipzig

Eintragsdatum: 07.02.2025
Angebotsfrist: 28.02.2025