Ausschreibung "Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling"

Öffentliche Ausschreibung

Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling

Gegenstand der Ausschreibung

Ziel ist es, alle Unternehmensbereiche in eine zukunftsfähige IT-Landschaft zu überführen. Diese strategische Ausrichtung bildet die Grundlage für eine leistungsstarke, transparente und serviceorientierte Organisation, die den steigenden fachlichen, gesetzlichen und technologischen Anforderungen nach-haltig gerecht wird.

Ein zentrales Vorhaben im Rahmen dieser Digitalstrategie ist die Ablösung des derzeit eingesetzten ERP-Systems. Die aktuell genutzte SAP-Version, auf deren Basis die betriebswirtschaftlichen Prozesse des Auftraggebers abgebildet sind, ist zum Jahresende 2027 abgekündigt und stellt damit einen priorisierten Handlungsanlass dar. Die eingesetzten Module FI (Finanzbuchhaltung), CO (Controlling) sowie HCM (Human Capital Management / Personalwirtschaft) bilden wesentliche Funktionen im kaufmännischen und personalbezogenen Kernprozess der Organisation ab und sind tief in die organisatorischen Abläufe eingebettet.

Die Umsetzung des Projekts erfolgt somit nicht isoliert, sondern ist eng mit weiteren strategischen Vorhaben verknüpft. Dazu zählt die Ablösung von SAP HCM und die damit verbundene Einführung einer neuen und modernen Personalmanagement -Lösung, die eine enge Integration mit der Finanzbuchhaltung, insbesondere für Gehalts - und Sozialabbuchungen, erfordert. Ein weiteres priorisiertes Vorhaben ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung. Das DMS soll darüber hinaus unternehmensweit ausgerollt und als zentrale Plattform für die digitale Dokumentenverwaltung etabliert werden.

Ziel ist es, eine einheitliche, revisionssichere und medienbruchfreie Dokumentenbasis für alle Fachbereiche und -systeme bereitzustellen. Die Notwendigkeit zur Systemmigration ist daher nicht nur technologisch, sondern auch betriebsstrategisch von hoher Bedeutung. Neben der Sicherstellung des weiteren Systembetriebs nach 2027 besteht die Erwartung, im Zuge der Umstellung Prozesse zu standardisieren, Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und die Integration mit anderen IT -Komponenten zu verbessern. Die Auswahl, Planung und Einführung einer Lösung ist somit eines der priorisierten Schlüsselprojekte innerhalb der strategischen Gesamtentwicklung des Auftraggebers bis 2030.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Einführung einer modernen, zukunftsfähigen Rechnungswesen- und Controlling-Lösung, mit der sämtliche heute im System abgebildete Kernprozesse effizient abgebildet und unterstützt werden. Das aktuelle SAP -System (mit den Modulen FI und CO) deckt die grundlegenden Anforderungen zwar ab, steht aber im Hinblick auf die Produktstrategie des Herstellers vor dem Aus: Seitens SAP ist die Unterstützung der eingesetzten Version ab dem 01.01.2028 abgekündigt. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt keine regulären Wartungs- und Supportleistungen mehr bereitgestellt werden, wodurch Sicherheits-, Compliance - und Stabilitätsrisiken entstehen. Die neue Lösung soll sowohl den Anforderungen des Rechnungswesens als auch des Controllings umfassend gerecht werden. Gleichzeitig sollen zentrale Geschäftsprozesse automatisiert, medienbruchfrei gestaltet und mit aktuellen regulatorischen sowie technologischen Anforderungen in Einklang gebracht werden.

Die zentralen Ziele lassen sich übergreifend wie folgt zusammenfassen:
1. Einführung Software für das Rechnungswesen und Controlling
2. Digitale Unterstützung aller wesentlichen Finanzbuchhaltungs- und Controlling -Prozesse
3. Höhere Automatisierung von Routineaufgaben und Standardisierung von Prozessen
4. Steigerung von Transparenz, Datenqualität und Reporting -Möglichkeiten
5. Gewährleistung von Datenschutz, Datensicherheit und Compliance
6. Unterstützung strategischer Unternehmenssteuerung durch fundierte Analysen und Kennzahlen
7. Gewährleistung einer Mandantenfähigkeit
8. Etablierung eines strukturierten und effizienten Supportmodells

Im Übrigen wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Auftraggeber

45141 Essen

Eintragsdatum: 16.06.2026
Angebotsfrist: 29.06.2026