Ausschreibung "Scan-Dienstleistung zur Digitalisierung von Personalakten inkl. OCR, Metadatenaufbereitung und Import in P&I LogaHR"

Öffentliche Ausschreibung

Scan-Dienstleistung zur Digitalisierung von Personalakten inkl. OCR, Metadatenaufbereitung und Import in P&I LogaHR

Gegenstand der Ausschreibung

Der Leistungsumfang umfasst:

Vorbereitung der Akten: Scanfähigmachen der Personalakten durch Entfernen von Tackernadeln, Büro‐ klammern und sonstigen Blattverbindungen, Entfernen von Klarsichthüllen und Heftlaschen sowie Stichproben und Beratung zur Gestaltung des digitalen Aktenplans

Einscannen der Akten: Digitalisierung in Farbe mit mindestens 300 dpi Auflösung, beidseitig, im PDF/A- Format, mit einer OCR-Erkennungsgenauigkeit von mindestens 95 Prozent auf Wortebene sowie Bereit‐ stellung eines Vorerfassungsprogramms zur Aktennachverfolgung

Metadatenaufbereitung und Übergabe: Erstellung einer strukturierten Steuerungsdatei je Tranche gemäß vorgegebener Feldstruktur, tranchenweise Bereitstellung über einen SFTP-Server sowie Anbrin‐ gung eines qualifizierten elektronischen Siegels gemäß eIDAS-Verordnung zur Integritätssicherung

Qualitätssicherung: Testscans mit Testimport in das Loga-Testsystem, Stichprobenprüfung von 5 Prozent der gescannten Blätter je Tranche sowie wöchentliche Qualitätsberichte während des Scan-Projekts

Archivierung und Vernichtung: Einjährige Archivierung aller Papierakten nach Projektabnahme sowie anschließende datenschutzkonforme Vernichtung nach Sicherheitsstufe 4 gemäß DIN 66399 mit Vernichtungsprotokoll

Datenschutz und Informationssicherheit: Einhaltung der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (RE‐ SISCAN), Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU oder in Ländern mit Angemessenheitsbeschluss, Ausschluss von Sub-Auftragsverarbeitern sowie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Vertragslaufzeit: Beginn mit Zuschlagserteilung, voraussichtlich Ende September 2026, Ende am 28. Februar 2027; angestrebter Abschlusstermin der vollständigen Digitalisierung ist der 23. Dezember 2026

Vertragsart: EVB-IT Dienstvertrag einschließlich der zugehörigen EVB-IT Dienstleistungs-AGB, nachrangig VOL/B

Detaillierte Informationen zu den Anforderungen, technischen Spezifikationen und Bewertungskriterien sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Auftraggeber

40474 Düsseldorf

Eintragsdatum: 14.08.2026
Angebotsfrist: 03.09.2026