Ausschreibung "Virtuelle Persönliche Assistenz für ein internationales Forschungsnetzwerk"

Öffentliche Ausschreibung

Virtuelle Persönliche Assistenz für ein internationales Forschungsnetzwerk

Gegenstand der Ausschreibung

Vorgesehen ist, dass ein oder mehrere Virtual Personal Assistants (VPA) das am Institut befindliche Sekretariat in seiner Arbeit unterstützen sollen. Dabei sollen die VPAs vor allem routinemäßig anfallende Sekretariatstätigkeiten übernehmen, die keine wirtschaftswissenschaftliche Kernqualifikation erfordern.

Konkret wird die Übernahme folgender Tätigkeiten erwartet:
- Sichtung, Sortierung, Weiterleitung oder Ablage der E-Mail Eingänge der Sekretariats,
- fallweise Übernahme von routinemäßiger E-Mail Korrespondenz mit Mitgliedern des Netzwerks,
- Pflege der CompNet-Internetseite (schwerpunktmäßig Aktualisierung der Veranstaltungsseiten),
- Übernahme von Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Organisation von internationalen Veranstaltungen, ggf. in Zusammenarbeit mit der Verwaltung,
- Unterstützung des CompNet-Vorsitzenden bei seinen Netzwerkaktivitäten.

Der Austausch von Dokumenten im Rahmen dieser Tätigkeiten soll entweder über E-Mail Verkehr oder eine Cloud-Lösung erfolgen, ein Zugang zu internen Laufwerken wird nicht gewährt. Wenn eine unter datenschutzrechtlichen und IT-Sicherheitsgesichtspunkten sichere Cloud des Auftragnehmers genutzt werden könnte, wäre das von Vorteil.

Für diese anspruchsvolle Tätigkeit ist eine einschlägige Berufsausbildung (z.B. als Bürokaufmann/-frau) sowie Erfahrung mit Sekretariatstätigkeiten erforderlich. Damit unabdingbar verbunden ist eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in einem internationalen Umfeld, d.h. auch der angemessene Umgang mit Personen unterschiedlichster Nationalitäten in unterschiedlichen Positionen in der Wissenschaft oder bei internationalen Organisationen und Einrichtungen. Die Verkehrssprache innerhalb des Forschungsnetzwerkes ist Englisch, weshalb verhandlungssichere (Wirtschafts-)Englischkenntnisse unbedingt vorausgesetzt werden.

Gute Deutschkenntnisse der VPAs sind auf jeden Fall von Vorteil. Notwendig sind außerdem Grundkenntnisse in TYPO3 für die Internetseitenpflege sowie sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen. Erwartet wird ferner Aufgeschlossenheit gegenüber den Aktivitäten international tätiger wirtschaftswissenschaftlicher Forschungsverbünde und -institutionen sowie die Bereitschaft, sich zunächst in die verschiedenen Tätigkeitsfelder einzuarbeiten.

Grundsätzlich wird eine mittel- bis längerfristige Zusammenarbeit angestrebt. Die Fähigkeit zur Selbstorganisation, eine gewissen zeitliche Flexibilität und unbedingte Zuverlässigkeit sowie Verschwiegenheit runden das Anforderungsprofil der VPAs ab.
Tätigkeitsumfang: ca. 20-25 Wochenstunden.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Bundesweit

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

06108 Halle (Saale)

Eintragsdatum: 03.01.2020
Angebotsfrist: 02.02.2020