Öffentliche Ausschreibung
Digitalisierung von Akten
Gegenstand der Ausschreibung
Vergeben wird in diesem Verfahren die Digitalisierung von Akten. Es gibt verschiedene Antragstypen.
Davon ist abhängig, ob die bestehenden Akten im Keller digitalisiert werden müssen oder nicht. Bei eingehenden Erstanträgen gibt es noch keinen Altvorgang, so dass keine Altakte digitalisiert werden muss. Bei Änderungsanträgen (zunächst ca. 3.100 pro Jahr) und Nachprüfungsanträgen (ca. 1.200 pro Jahr) müssen Papierakten digitalisiert werden, bevor die weitere digitale Bearbeitung erfolgt. In einem 1WochenRhythmus müssen vom Auftraggeber bereitgestellte Akten abgeholt, digitalisiert und als Digitalisat zurückgeliefert werden. Die Umsetzung des Auftrages beginnt ab Juli 2021 und ist bis Juni 2023 abzuschließen (Jahr 1 und Jahr 2). Der Auftraggeber behält sich vor, die Leistung optional um ein weiteres Jahr (Jahr 3) zu verlängern. Die Beauftragung der Verlängerung müsste in diesem Fall bis zum 30.03.2023 schriftlich dem Auftraggeber mitgeteilt werden. Nach Abschluss des dritten Jahres ist das Mengengerüst neu zu erstellen und es erfolgt ggf. eine Ausschreibung für drei weitere Jahre. Nach insgesamt 6 Jahren ist das Gesamtprojekt abgeschlossen, da dann alle relevanten Akten nur noch digital vorliegen oder aber zwischenzeitlich entsprechend der vorgegebenen Aufbewahrungszeiten bereits vernichtet wurden. Inhalt dieser Ausschreibung ist wie oben beschrieben die Digitalisierung von Akten Jahr 1: 5.300 Akten, 254.400 Seiten, wöchentliche Abholung Jahr 2: 3.583 Akten, 172.000 Seiten, wöchentliche Abholung Jahr 3: 2.867 Akten, 137.600 Seiten, wöchentliche Abholung (Option) Die in den Akten enthaltenen Dokumente sind überwiegend im Format DIN A4 (oder kleiner). Vereinzelt sind die Blätter doppelseitig beschriftet. Das Papier ist weiß, je nach Alter aber auch etwas vergilbt. Einzelne Dokumente sind farbig gestaltet bzw. auf farbigem Papier gedruckt. Je Akte sind im Durchschnitt 48 Seiten zu digitalisieren. Scanqualität schwarzweiß, 300 dpi, keine Leerseiten, PDF/A1A, OCRErkennung (searchable), Digitalisierung als 1 PDF (außer wenn mehrbändig).
Art des Auftrags
Dienstleistung
Erfüllungsort (Bundesland):
Nordrhein-Westfalen
Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.
Auftraggeber
48653 CoesfeldKontaktdaten des Auftraggebers
FreischaltenAngebotsfrist: 04.05.2021
Ausführliche Beschreibung des Auftrags
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