Ausschreibung "DMS-Vorprojekt: Beratungs- und Unterstützungsleistungen"

Öffentliche Ausschreibung

DMS-Vorprojekt: Beratungs- und Unterstützungsleistungen

Gegenstand der Ausschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss eines EVBIT Dienstvertrages, zum Abruf von Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Rahmen eines Vorprojektes zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Ziel dieser Vergabe ist es, gemeinsam und unter maßgeblicher Federführung des externen Dienstleisters ein Vorprojekt durchzuführen, das sich im Wesentlichen mit folgenden Themenschwerpunkten befassen soll:
I. ISTAnalyse/Datenaufnahme (Wo steht die DSHS, Vorstellung des Prozessregisters/Roadmap)
II. Erarbeitung eines gemeinsamen Zeitplans für das Vorprojekt
III. Ermittlung des Unterstützungspotentials, welches durch die Einführung eines DMS entsteht, inkl. Priorisierung
IV. Erarbeitung von Einsatzszenarien für die Prozessbereiche (Aktenführung/siehe Teilprojekte, Fachverfahren/Workflows), auf Basis der erhobenen Änderungsbedarfe (Digitalisierungs-Roadmap)
V. Vorbereitung, Konzeption und Durchführung (Fachliche Begleitung) von Workshops zur fachlichen und technischen (inkl. Schnittstellen/Kommunikation zwischen benötigten Quellund Zielsystemen beim Auftraggeber) Anforderungserhebung
VI. Erstellung eines Grobkonzepts
VII. Erarbeitung von Schnittstellenspezifikationen und Konzeption einer möglichen Systemarchitektur im Kontext des DMS
VIII. Erstellung von Vergabeunterlagen:
a. Lastenheft für die Folgevergabe (Feinkonzeption/Implementierung)
b. Eignungskriterien
IX. Marktsichtung potentieller Anbieter
a. Fragenkatalog für Produktpräsentationen
b. Begleitung der Produktpräsentationen
X. TCOAnalyse (inkl. Nachkalkulation des vorab geplanten internen/externen Personalaufwandes für die Einführung und den Betrieb)
XI. Erarbeitung einer Rolloutplanung (Einführungsstrategie) im Kontext der o.g. zeitlichen Zielstellung (31.12.2025) und Verifizierung des Gesamtprojektzeitplan (siehe unten)
XII. Erarbeitung einer möglichen Organisationsstruktur inkl. der dazugehörigen Rollen für die Einführung und den Betrieb (Admin, Anwendungsbetreuer, KeyUser, etc.)
Das Volumen des Dienstleistungsvertrages beträgt maximal 80 Beratertage, die während der Laufzeit abgerufen werden. Das Projekt startet umgehend nach der Zuschlagserteilung und es wird aktuell beabsichtigt, das Projekt bis zum 31.12.2022 abzuschließen. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf des vollständigen Volumens besteht nicht. Die Leistungen sollen grundsätzlich virtuell/remote durchgeführt werden, lediglich einzelne (max. 5) VorOrt Termine (u.a. KickOff) werden in Präsenz beim Auftraggeber erbracht. Die Dienstleistungen werden formlos mittels Einzelabrufen und nur durch folgende autorisierte Mitarbeiter*innen abgerufen, die nach Auftragserteilung bekanntgegeben werden.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

50933 Köln

Eintragsdatum: 11.11.2021
Angebotsfrist: 24.11.2021