Ausschreibung "Auftrag zur Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems /Workflow-Tool"

Öffentliche Ausschreibung

Auftrag zur Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems /Workflow-Tool

Gegenstand der Ausschreibung

Ausgeschrieben wird die Beschaffung eines elektronischen Datenaustauschsystems im Sinne eines Workflow-Tools für Zuschuss- und Genehmigungsprozesse für ein EU-Förderprogramm für die Förderperiode 2021-2027. Das Programm unterstützt die grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit dem Ziel, die Entwicklung einer innovativen und nachhaltigen Programmregion zu stärken. Der Auftraggeber ist als Verwaltungsbehörde des Programms beauftragt, diese Beschaffung durchzuführen. Das System bildet die Bereiche Antragsstellung und dessen Bewertung, Förderzusage, Vertragsprozess, Berichtswesen (Reporting), Änderungen und Abschluss eines Projektes, Zahlungen, Generieren von Statistiken, die Einrichtung von Schnittstellen sowie Kommunikation und Datenaustausch zwischen Zuwendungsempfängern und der Programmadministration ab, wobei ein hoher Grad an Digitalisierung der Prozesse sowie ein möglichst flexibles und benutzerfreundliches System gewünscht wird. 

Das System bzw. Workflow-Tool ist grundlegend in zwei Bereiche aufgeteilt. Der erste Bereich steht den Projektnutzern, der zweite den Nutzern der Interreg-Administration zur Verfügung. Eine klare Trennung dieser beiden Bereiche ist gewünscht. Inhaltlich ist das System aus mindestens 19 Teilbereichen aufgebaut, die zum Teil aufeinander aufbauen und ineinander verschränkt sind. Dies sind: Systemeinstellungen, Nutzerverwaltung, Budgeteinstellungen, Calleinstellungen, Projekteinstellungen, Formulareinstellungen, Versionsverwaltung, Bewertung und Checks, Entscheidung und Vertrag, Dashboard, Nutzerprofil, Antragsformular, Dokumentencenter, First-Level-Kontrolle, Berichtswesen, Zahlung, Änderungsantrag, Statistik, Kommunikation, Projektstatus.
Zu diesen inhaltlichen Aspekten wird vom Bieter ein Konzept erwartet, in dem ggf. die Programmierung, die Implementierung bzw. Integration des Workflow-Tools in die Systeme des Auftraggebers sowie dessen Pflege (Wartung) ausführlich beschrieben werden.
Im Konzept sind außerdem u.a.
• eine detaillierte Beschreibung der Umsetzung der Systemanforderungen (Entwicklungs- und Programmierungsvorgehen) und der IT-Anforderungen sowie der IT-Sicherheitsanforderungen
• die Lösung einer Beispielaufgabe
• ein Zusammenarbeitsmodell basierend auf den Kommunikations- und Steuerungsstrukturen zwischen Auftraggeberin, Auftragnehmer und Endnutzer,
• eine Beschreibung der Teamzusammensetzung und der detaillierten Maßnahmen zur Qualitätssicherung,
• eine Beschreibung der internen (beim Auftragnehmer) und externen (in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin und Endnutzern) Tests inklusive der Maßnahmen zur Sicherung der Qualität der Entwicklungsstufen/ Entwicklungen,
• ein Zeitplan inklusive Darstellung der Vorgehensweise
• Angaben zur Pflege und Instandhaltung über die gesamte Vertragslaufzeit
• ein Schulungskonzept
• Angaben zum Lizenzmodell
aufzunehmen. Zur Umsetzung des Vorhabens wird vom Bieter in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eine agile, zielorientierte Vorgehensweise erwartet.

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Schleswig-Holstein

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

24103 Kiel

Eintragsdatum: 01.12.2021
Angebotsfrist: 03.01.2022