Ausschreibung "Presse- und PR-Arbeit für Kommunikationsanlässe und Veranstaltungen"

Öffentliche Ausschreibung

Presse- und PR-Arbeit für Kommunikationsanlässe und Veranstaltungen

Gegenstand der Ausschreibung

Vertragsgegenstand ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung nach § 21 VgV mit einem Unternehmen. 

sucht für die stetige Professionalisierung der Presse- und PR-Arbeit für Veranstaltungen und Themenschwerpunkte eine fachkundige und unabhängige Agentur zur strategischen Beratung, Konzeption und operativen Unterstützung.

Eine anlassbezogene Vor-Ort-Betreuung in Hamburg und Hannover, Kiel und Schwerin wird vorausgesetzt, ebenso eine enge Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Die Ausschreibung beinhaltet verschiedene Projekte mit einem jährlichen Aufwand (12 Monate) von ca. 240 Personentagen, diese Anzahl basiert auf Erfahrungen aus den vergangenen Jahren und ist lediglich als Information für den Bieter anzusehen. Allerdings ist dies lediglich ein Schätzwert, der sowohl nach unten als auch nach oben abweichen kann. Eine Verpflichtung seitens des Auftraggebers, diese Volumen zu beauftragen, ergibt sich daraus nicht. Somit hat/haben der/die späteren Auftragnehmer keinen Anspruch auf eine Beauftragung in diesem Umfang.
Leistung des Auftragnehmers
Allgemein
- Konzeption der Pressearbeit
Kommunikationsplan, Themenvorschläge, strategischer Ansatz, Maßnahmen- und Themenplanung, Erstellen von Pressetexten, aktive Pressearbeit für klassische Presse und digitale Multiplikatoren
- Abstimmung mit dem Team Presse und Kommunikation beim Auftraggeber (bezieht sich auf alle hier aufgeführten Punkte)
- Projektmanagement
- Zeitplanung, Austausch mit der Redaktion, Planung u. Abwicklung von PR-Aktionen und -Kooperationen, Erstellung von auf die jeweilige Veranstaltung bezogenen aktuellen Verteilern, Versand von Informationsmaterialien wie Pressemappen und Pressemitteilungen
- Akkreditierung, komplette Pressebetreuung vor Ort, Aktionen vor Ort
- Schnittstellenfunktion zwischen involvierten Auftraggeber Programmen und Bereichen und der Auftraggeber Unternehmenskommunikation
- Erstellung und Konzeption Social Media Verknüpfungen
- Bild- und Copyrightrecherche
- Medienkooperationen/Kooperationsgespräche
- Planung, Abstimmung, Erstellung von Informationsmaterial, Termin und Follow-ups
- Medienauswertung
- Recherche, Erfassung und Dokumentation geplanter sowie erfolgter Kommunikation im Rahmen der Auftraggeber Projekte in allen relevanten Medien
- Begleitende PR- und Pressearbeit im relevanten Zeitraum
Die Kommunikation der Auftraggeber Kommunikationsanlässe soll spürbar sein. Insgesamt geht es um aktive Pressearbeit rund um das Engagement des Senders sowie ausgesuchte programmliche und außerprogrammliche Highlights einzelner Auftraggeber Programme, die mit flankierenden PR- und Presse-Maßnahmen aufzuladen und zu verzahnen sind. Weiterhin sollten Kommunikationsanlässe geschaffen und ausgesuchte Themen lanciert werden (Agenda Setting).
Im Vorfeld der Kommunikationsanlässe wird eine großangelegte Akquise von Interviews bzw. Berichten auf Medienseiten für Multiplikatoren, Entscheider und Journalisten im Analogen wie im Digitalen sowie eine breite Akquise von tagesaktuellen Medien erwartet. Eine regionale Verankerung ist wünschenswert.
Damit verbunden ist die Einrichtung von spezifischen Zielgruppenverteilern (Multiplikatoren, qualifizierte Öffentlichkeit - Politik, Gesellschaft - etc.) ebenso wie die Einrichtung von Medien-Verteilern (regionale Presse, Special Interest, Programm-zeitschriften, Tagespresse, Online-Medien, Medien-Fachpresse, Hörfunk und TV, Social Media Influencer etc.).
- Organisation und - in Ausnahmefällen - Durchführung von Pressekonferenzen und/oder Gesprächen
Die Agentur soll eventuelle Pressekonferenzen oder Pressegespräche planen, Medienvertreter dafür akquirieren und im Ausnahmefall durchführen (falls dieses nicht durch das Team Presse und Kommunikation geschieht) sowie Botschaften, Positionen und Reden/Redestichpunkte für die Auftraggeber Moderation formulieren.
- Dokumentation/Clipping der Resonanz in Presse und Social Media
Die Agentur soll alle Maßnahmen kontinuierlich dokumentieren und dem Auftraggeber zum Abschluss eines Projektes als Leistungsnachweis/finale Dokumentation vorlegen. Eine Beauftragung von externen Ausschnittdiensten, sprich weiteren Dienstleistern, ist nach Freigabe der Kosten durch den Auftraggeber möglich.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Hamburg

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

20149 Hamburg

Eintragsdatum: 04.02.2022
Angebotsfrist: 04.03.2022