Ausschreibung "Scandienstleistungen - Digitalisierung, Einlagerung und Vernichtung von Akten in Papierform "

Öffentliche Ausschreibung

Scandienstleistungen - Digitalisierung, Einlagerung und Vernichtung von Akten in Papierform 

Gegenstand der Ausschreibung

Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens werden Scandienstleistungen ausgeschrieben. Dies beinhaltet die  Digitalisierung, Einlagerung und Vernichtung von Akten in Papierform.

Die Leistung umfasst das einscannen u. digitalisieren von Papierakten. Ein Besichtigungstermin der Akten wird vor Ort beim Auftraggeber stattfinden und ist verpflichtend wahrzunehmen. Es handelt sich hierbei voraussichtlich um 340 Ordner mit Rückenbreite 3-5 cm, 570 Ordner mit Rückenbreite 5 cm, 510 Ordner mit Rückenbreite 7-8 cm, 100 Hängemappen, 120 Hängehefter u. 4300 Pendelhefter aus ingesamt 5 Fach-/Aufgabenbereichen. Hinzu kommen ca. 300 Bebauungspläne mit Legende für den Fachbereich Bauwesen mit unterschiedlichen Formaten. Nach Zuschlag erfolgt eine Pilotphase, in welcher eine bestimmte Anzahl an Akten in Papierformen zum testweisen einscannen übergeben wird.
Die Akten müssen vom Auftragnehmer in selbst gestellten Transportbehältern abgeholt, befüllt u. transportiert werden. Dies hat in wöchentlichen, vom Auftraggeber festgelegten, Chargen zu erfolgen. Eil-scanns müssen gewährleistet werden können. Nach dem Scannen u. nach Freigabe durch den jeweiligen Fachbereich sind sie für 6 Monate aufzubewahren und danach zu vernichten. Die Vernichtung hat nach DIN 66399 mit mindestens nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 4, in einigen Fällen nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 5 zu erfolgen. Zur Einhaltung dieser Schutzklasse ist ein Nachweis bzw. Zertifikat vorzulegen.
Die erfolgreiche Vernichtung u. Entsorgung ist zertifiziert nachzuweisen. Das Scannen hat nach festgelegten Kriterien zu erfolgen. Wichtig ist, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, die vom Auftraggeber festgelegten Metadaten je Vorgang o. Dokument zu erfassen und diese den Datensätzen in einem Excel-Dokument zuzuordnen. Darüber hinaus muss er in der Lage sein, die Metadaten des Datensatzes jeweils mit dem Dokumentennamen des Scans auszuliefern. Dokumente deren Zuordnung nicht möglich ist, sind in einer Fehlerdatei zu vermerken. Die Dateien sind zudem als sogenannte. IMP Dateien über eine verschlüsselte und datenschutzkonforme Downloadmöglichkeit bereitzustellen. Ebenso werden je Fachbereich Dokumente definiert, die im Original weiterhin aufzubewahren u. von der Vernichtung ausgeschlossen sind.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Bayern

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

96450 Coburg

Eintragsdatum: 10.05.2022
Angebotsfrist: 08.06.2022