Ausschreibung "Auftrag zur Ersatzbeschaffung einer Friedhofsverwaltungssoftware "

Öffentliche Ausschreibung

Auftrag zur Ersatzbeschaffung einer Friedhofsverwaltungssoftware 

Gegenstand der Ausschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer Standardsoftware zur Unterstützung der Geschäftsprozesse von Friedhöfen.

Umfang:
Leistungsgegenstand sind mithin:

1) Beschaffung einer Standardsoftware

Beschaffung einer Standardsoftware zur Unterstützung der in der Leistungsbeschreibung im Anhang Geschäftsprozesse aufgeführten Prozesse und die in der Leistungsbeschreibung Kapitel 3 genannten Anforderungen.

2) Lizenzen

a) Lizenzen für die Kernanwendung

Bereitstellung eines Gesamtsystems (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8) für 100 Anwender*innen, wovon mindestens 40 Anwender*innen gleichzeitig im System arbeiten können. Die Lizenzen werden unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen.

Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit während der Mindestvertragslaufzeit der Service- und Pflegeleistungen für ca. 8 weitere gleichzeitig im System arbeitende Anwender*innen Lizenzen (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8) einzeln erwerben zu können, sowie weitere ca. 5 solcher Lizenzen während des optionalen Verlängerungszeitraums.

b) Lizenzen für die mobile App

Bereitstellung einer mobilen App (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8), siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.11.3 und Kapitel 3.2.6.11. Installation auf 22 Geräten ohne Benutzerzählung. Diese Lizenzen werden ebenfalls unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen.

Während der Mindestvertragslaufzeit der Service- und Pflegeleistungen können ca. 4 weitere Lizenzen (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8) erworben werden, sowie während des optionalen Verlängerungszeitraums nochmals weitere ca. 2 solcher Lizenzen.

c) Lizenzen für Barcodeleser

Bereitstellung von Lizenzen zum Anschluss von 7 Barcode- oder QR-Code-Scannern an die Kernanwendung gemäß den Anforderungen in der Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.1.14.

d) Online-Portal Lizenz

Lizenz zum Betrieb eines Online-Portals für Bürger*innen, Bestattungsunternehmen und weiterer Geschäftspartner*innen (z.B. Bevollmächtigte) für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzer*innen wie in der Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.9 beschrieben.

3) Produkterweiterungen/Anpassungen

Der Auftragnehmer (AN) liefert die gegebenenfalls nötigen Produkterweiterungen/-anpassungen des Fachverfahrens an die Anforderungen des Auftraggebers (AG) gemäß der Leistungsbeschreibung.

4) Schnittstellen

Der AN stellt die notwendigen in der Leistungsbeschreibung Kapitel 5 beschriebenen Schnittstellen bereit.

5) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft

Der AN unterstützt maßgeblich bei der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems gemäß Leistungsbeschreibung Kapitel 2.1.2 und Kapitel 2.2.

Das bedeutet:

- Anleitung und personelle Unterstützung bei der Installation und Konfiguration der Software in der Infrastruktur der LHM auf einer Test- und Produktivumgebung sowie Lieferung der bereits zur Installation benötigten Updates.

- Integration in die vorhandene Systemlandschaft der LHM, in allen benötigten Umgebungen (siehe im Leistungsverzeichnis genannte Angaben zur IT-Infrastruktur).

- Inbetriebnahme der Schnittstellen nach Freigabestufe (siehe Meilensteinplan)

- Bereitstellung der Dokumentvorlagen und Auswertungen (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.6.12 und Kapitel 3.1.5.4)

- Durchführung der Entwicklertests für die ggf. notwendigen Weiterentwicklungen, Begleitung der Integrations- und Systemtests inkl. Fehlerbehebung, Begleitung der Abnahmetests (Details siehe Leistungsbeschreibung Anhang Testkonzept)

- Durchführung von Performance- und Lasttests

- Begleitung der Einführung (Go-Live und Early-Life-Support)

Die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Bestatter-Webservices (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.10 und Kapitel 5) und der DMS-Schnittstelle (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 5) erfolgt ggf. zeitversetzt nach der Herstellung der Betriebsbereitschaft der Kernanwendung. Auch bei dieser Herbeiführung der Betriebsbereitschaft sind die o.g. Punkte durchzuführen.

6) Datenmigration

Der AN übernimmt die vollständige Migration der aller Daten aus dem Altverfahren gemäß Leistungsbeschreibung Kapitel 7 und Anhang Migrationskonzept.

7) Schulung

Der AN führt Schulungen gemäß Leistungsbeschreibung Kapitel 8 sowie optional weitere Bedarfsschulungen durch, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen.

8) Service und Pflege

Die Service- und Pflegeleistungen für das IT-Fachverfahren, welche durch den AN gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Abnahme des Gesamtsystems durch den AG, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den AN umgesetzt sein müssen. Die Service- und Pflegeleistungen laufen acht Jahre mit der Möglichkeit einer optionalen Verlängerung um einmalig weitere fünf Jahre. Die Verlängerungsoption kann, muss aber nicht in Anspruch genommen werden. Die Service- und Pflegeleistungen umfassen alle lizenzierten Systemkomponenten einschließlich der in der Leistungsbeschreibung unter Kapitel 5 Schnittstellenbeschreibung beschriebenen Schnittstellen.

Die Service- und Pflegeleistungen für die optionalen Schnittstellen (DMS und Bestatter-Webservice) beginnen jeweils mit der Abnahme der Schnittstelle, enden jedoch immer zusammen mit Beendigung der Service- und Pflegeleistungen für das Gesamtsystem (ggf. einschließlich Verlängerungsoption).

9) weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit

Der AG kann pro Jahr ca. 50 Personentage des Auftragnehmers zur Optimierung und Erweiterung des IT-Fachverfahrens zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse abrufen. Für die Mindestvertragslaufzeit wird eine Abnahme von durchschnittlich ca. 25 Personentagen pro Jahr garantiert. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerung anzubieten.

10) Dokumentation

Der AN stellt dem AG folgende Dokumente zur Verfügung: Betriebshandbuch, Administratorhandbuch und Anwenderhandbuch (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.2.1 Anforderungen an die Dokumentation).

Art des Auftrags

Lieferauftrag

Erfüllungsort (Bundesland):

Bayern

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

80992 München

Eintragsdatum: 16.05.2022
Angebotsfrist: 20.06.2022