Ausschreibung "Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM) "

Öffentliche Ausschreibung

Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM) 

Gegenstand der Ausschreibung

Mit der Einführung eines Zentralen Outputmanagements soll die Digitalisierung des Auftraggebers vorangetrieben, Mitarbeiter*innen entlastet und Arbeitsabläufe optimiert werden.

Insbesondere für die Mitarbeiter*innen die mit eAkten arbeiten, soll sich durch die Nachverfolgbarkeit von Sendungen und dem Druck über die Druckerei ein durchgehender digitaler Prozess bieten, der in das DMS eingebunden werden kann.

Darüber hinaus unterstützt das ZOM folgende weitere Ziele:
- Ein einheitliches Tool für die Mitarbeiter*innen, um verschiedene Ausgangs-/
Informationskanäle für Bürger*innen ansprechen zu können
- Weniger IT-Kompetenz notwendig, da nur noch ein System bedient werden muss
o Kaum Zeitverlust, da nicht zwischen den Systemen gewechselt werden muss
o Portooptimierung und Papiereinsparung z.B. durch die spätere Zusammenführung von Sendungen und Auswahl der optimalen Umschlaggröße
- Kostenersparnis durch die digitalen Sendungsoptionen anstelle des Ausdrucks und postalischen Versands
- Einsparung von Drucker- und Faxgeräten an den Arbeitsplätzen
- Zeiteinsparung für die Sachbearbeiter*innen, da das Falten, Kuvertieren und Versenden von Post am Arbeitsplatz entfallen
- Zeitersparnis, da Briefe nicht mehr aus den Fachbereichen in die Zentrale Poststelle im Rathaus transportiert werden müssen, ehe der Versand erfolgt.
- Verringerung von Postrückläufern aufgrund von fehlerhaften Adressen durch einen Abgleich mit einem Straßenverzeichnis im ZOM und Vermeidung von Adressen außerhalb des Adressfensters
- Höhere Auslastung der Stadtdruckerei
- Einführung eines fachbereichs- und fachverfahrensübergreifenden Druckstandards (Hardware, Software und Datenströme)
- Schaffung von Druckmöglichkeiten für die Mitarbeiter*innen im HomeOffice
- Bessere Nachverfolgbarkeit von ausgehenden Sendungen
o Erkennbarkeit für die Anwender*innen, wann die Sendung tatsächlich versandt wurde
o Berechnung von Fristen
o Nachvollziehbarkeit von Fehlern bei der Nichtzustellung von Sendungen.
Strategische Möglichkeit über eine Mandantenfähigkeit das ZOM auch für Beteiligungsunternehmen / Konzerngesellschaften einsetzen zu können.
Sämtliche Anforderungen an die ZOM-Lösung sind der beiliegenden Allgemeinen Leistungsbeschreibung (ALB) zu entnehmen.

Art des Auftrags

Lieferauftrag

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

45145 Essen

Eintragsdatum: 13.07.2022
Angebotsfrist: 26.08.2022