Ausschreibung "Umsetzung einer E-Mail-Lösung"

Öffentliche Ausschreibung

Umsetzung einer E-Mail-Lösung

Gegenstand der Ausschreibung

Ziel der Angebotseinholung ist es, einen Auftragnehmer für eine professionelle E- Mail-Lösung zu finden. Ausschreibungsumfang sind 90 E-Mail-Postfächer auf Basis eines Hosted Microsoft Exchange, die unter 2 verschiedenen Domains genutzt werden können.
Unter den Domains werden aktuell 30 generische Funktions-E-Mailadressen betrieben. Auf diese Postfächer haben unterschiedliche Personen aus unterschiedlichen Kultur- oder Wissenseinrichtungen in Deutschland Zugriff und arbeiten damit im täglichen Arbeitsalltag.
Damit zukünftig ein datenschutzkonformer Zugriff auf diese generischen Funktions- E-Mailadressen gewährleistet werden kann, sollen alle Mitarbeiter, persönliche E- Mail-Adressen erhalten. Über die persönlichen E-Mailadressen bzw. Accounts soll auf die generischen Funktionspostfächer zugegriffen werden können. Dazu ist eine Rechtevergabe auf Ebene der Postfächer nötig. Eine entsprechende Rechtematrix liegt vor und enthält Informationen welche Personen (in Form vom persönlichen Login) auf welche Funktionspostfächer zugreifen können. Ein Backend für die Administration der Postfächer sowie für die Rechtevergabe ist obligatorisch.
Ansonsten stellen wir folgende Anforderungen an das Hosted Exchange:

- Diensterbringung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Serverstandort: Deutschland oder zumindest EU
- Sicherheit und Verfügbarkeit
- Verfügbarkeit im Jahresmittel von 99,9 %
- SSL-/ TLS-Verschlüsselung der Client-Server Kommunikation
- DKIM-/ DMARC-Signaturen

Umfang:
- 60 persönliche Postfächer
- 30 generische Funktionspostfächer
- Postfachgröße (bei einigen wenigen Adressen) bis 10 GB
- Zugriffsberechtigungen auf Postfachebene
Zugriff auf Funktionspostfächer werden an die persönlichen Postfächer gebunden (nach dem Login mit den persönlichen Login-Daten hat der Benutzer Zugriff auf die für ihn freigegebenen Postfächer der Funktionsadressen), Zugriffsberechtigung auf mehrere Funktionsadressen pro persönlichem E-Mail-Postfach (ein Login gibt Zugriff auf verschiedene Postfächer) möglich

Funktionsumfang:
- Nutzung mit bestehenden, fremdverwalteten Domains
- Backend, in dem die Postfächer und Berechtigungen zentral administriert werden können
- Anbindung mit beliebigen E-Mail-Clients (IMAP) und Outlook-Software (MAPI Unterstützung via https)
- browserbasierter Zugang über Webmail-OWA-Client
- Empfang und Senden von Anhängen bis 100 MB
- Empfang und Senden von Anhängen beliebiger Dateitypen (v.a. auch ZIP und XML)
- Nutzung eines SMTP-Relays für den E-Mail-Versand von Anwendungen

Weiterhin der Exchange-übliche Funktionsumfang:
- Aufgabe, Kalender, Kontakte, Gruppenfunktionen und persönliche Adressbücher
- Verteilerlisten
DE Formular — Auftragsbekanntmachung 3
- Nutzung öffentlicher Ordner im Team
- Nutzung globaler Adresslisten und Verteilergruppen
- Spamfilter und Virenschutz
- E-Mail-Weiterleitung
- Abwesenheitsnotiz
- Kennzeichnungen / Kategorie
- Freigabe von Kalender, Adressbuch usw.
- Ordner und persönliche Regeln zum Sortieren von Emails (Zugriff per IMAP und Exchange/Outlook)
- usw.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Bundesweit

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

60322 Frankfurt am Main

Eintragsdatum: 01.08.2022
Angebotsfrist: 18.08.2022