Ausschreibung "Lieferung und Installation eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)"

Öffentliche Ausschreibung

Lieferung und Installation eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Gegenstand der Ausschreibung

Aktuelle Situation
Der Auftraggeber verwendet aktuell für die Bearbeitung alltäglicher Arbeitsprozesse primär die Papierakte. Einzelne Fachbereiche, wie der Bereich Finanzen, sind hinsichtlich der Digitalisierung etwas weiter fortgeschritten: Dort werden durch den primär digitalen Dokumenteneingang und die Integration digitaler Fachverfahren, Vorgänge sowie die Dokumentenablage bereits zum jetzigen Zeitpunkt elektronisch bearbeitet. Die digitale Ablage erfolgt je nach Bedarf auf dem internen Server des Auftraggebers als auch über Schnittstellen der Fachverfahren auf dem Server des Landkreises.

Aktuelle Herausforderungen
In den anderen Fachbereichen des Auftraggebers stellen sich elektronische Arbeitsansätze aufgrund fehlender Verbindlichkeiten und fehlender Rechtssicherheit hinsichtlich der digitalen Aktenführung bislang noch herausfordernd dar.
Durch den primären Einsatz der Papierakte und dem gleichzeitig zunehmenden Anteil von digital eingehenden Dokumenten per E-Mail, kommt es zu Medienbrüchen, die verschiedene Mehraufwände nach sich ziehen. Redundante Ablagen in analoger und digitaler Form führen beispielsweise zu fehlender Transparenz über Zugriffsmöglichkeiten und der Auffindbarkeit von Dokumenten. Meist werden digitale Dokumente auf dem hauseigenen Server nach sachgebietsspezifischer Systematik abgelegt. Anteilig arbeiten einzelne Fachbereiche bereits mit elektronischen Dokumentenablagen innerhalb verschiedener Fachverfahren. Hier besteht jedoch keine Integration in den bestehenden Schriftverkehr (Post, E-Mail, Fax), sodass auch an dieser Stelle Mehraufwände resultieren. Eine vollständige Akte ist in manchen Fällen nur durch die gemeinsame Betrachtung der analogen und digitalen Dokumente gegeben.

Wesentliche Ziele der Einführung eines DMS
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems soll den Auftraggeber hinsichtlich seiner digitalen Transformation unterstützen.
Es wird zum einen die Grundlage geschaffen, zukünftig moderne Dienstleistungen durch die Verwendung zeitgemäßer Kommunikationswege über elektronische Medien anzubieten, wie es das OZG (Onlinezugangsgesetz) und NDIG (Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit) erwarten.

Zeitgleich sind durch die Einführung ein Bürokratieabbau und Aufwandsminderungen zu erwarten: Dokumente und Vorgänge stehen den Nutzer*innen schnell, aktuell, zielgenau und ohne Redundanz zur Verfügung. Durch zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten ist gewährleistet, Vorgänge ausgehend vom heimischen PC oder innerhalb des Außendienstes anzustoßen.

Die revisions- und manipulationssichere Dokumentenablage sichert die Aktenmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandels für alle Beteiligten.

Da im DMS abgelegte Dokumente eng mit Prozessen verzahnt und in Fachverfahren integriert werden können, werden Arbeitsprozesse spürbar beschleunigt, die Qualität gesteigert und Kosten reduziert.

Insbesondere die nachfolgenden Ziele sollen durch die Einführung des DMS erreicht werden:
- Revisions- und rechtssichere Archivierung und Löschung von Dokumenten inkl. Langzeitsicherung mit Übergabe an das Archiv
- Zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit und Zugriffsmöglichkeiten
- Bereichsübergreifender Zugriff
- Zeitgleicher Zugriff mehrerer Nutzer*innen
- Vermeidung von Medienbrüchen und Redundanzen
- Zusammenführung verteilter Informationen
- Auflösung des Personenbezugs von Dokumenten
- Zeitsparende, effektive Recherchemöglichkeiten
- Einfache Auffindbarkeit von Dokumenten/ Akten
- Systematische (teil-)automatisierte Dokumentation
- Versionsverwaltung für Dokumente
- Regelbasierte, durch das DMS gesteuerte elektronische Bearbeitung von Vorgängen/Workflows
- Hohe Usability: Benutzer*innen freundliche Bedienbarkeit
- Hohe Systemperformance für schnelle Reaktionszeiten des DMS

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Niedersachsen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

30159 Hannover

Eintragsdatum: 01.09.2022
Angebotsfrist: 29.09.2022