Ausschreibung "Untertitelung der videotechnisch aufgezeichneten Plenarsitzungen"

Öffentliche Ausschreibung

Untertitelung der videotechnisch aufgezeichneten Plenarsitzungen

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftraggeber vergibt die Leistung des Untertitelns der Videoaufzeichnungen der Plenarsitzungen. Es handelt sich hierbei nicht um eine Live-Untertitelung. Die Untertitelung erfolgt auf der Basis von Videoaufnahmen, die vom Auftraggeber am Plenartag mit minimalem Zeitverzug auf der öffentlichen Videoplattform des Auftraggebers veröffentlicht werden sowie den dazugehörigen stenographischen Berichten, die ebenfalls vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. Im Durchschnitt handelt es sich um rund 10 Tagungsabschnitte pro Jahr mit durchschnittlich drei Sitzungstagen, die durchschnittlich acht bis zehn Sitzungsstunden pro Tag dauern. Pro Tagungsabschnitt werden ca. 40 Tagungsordnungspunkte (TOP) verschiedener Zeitlängen behandelt.

Die Plenarsitzung wird videotechnisch hausintern aufgenommen. Während der Plenarsitzung sind die Videoaufnahmen aller TOPs inkl. des jeweils vorletzten abrufbar und sind nachträglich in einem zeitlich vorgegebenen Rahmen nach Vorgaben des Auftragsgebers zu untertiteln und analog mit der erbrachten Leistung innerhalb der vorgegebenen Bearbeitungszeit einzustellen.

Inhalt dieser Ausschreibung ist die Dienstleistung für das Untertiteln. Die vollständigen Videosequenzen, die Serverinfrastruktur für das Ablegen und Verteilen der Daten wird vom IT-Management des Auftragsgebers gestellt.

Zu Beginn des Jahres wird ein vorläufiger Sitzungsplan auf der Internetplattform des Auftraggebers veröffentlicht, dieser ist von dem Auftragnehmer zu beachten. Änderungen werden mit einer Vorlaufzeit von 72 Stunden bekanntgegeben. Darüber hinaus sind auch außerordentliche Plenarsitzungen möglich, die kurzfristig - mit einem Vorlauf von etwa 24 Stunden - einberufen werden können. Auch diese kurzfristig einberufenen Sitzungen sind innerhalb der gleichen Abarbeitungsfrist zu untertiteln. Dies ist bei der Preisgestaltung zu berücksichtigen.

1.2 Timespotting - Beschreibung der Leistung
Ausgangssituation ist der stenographische Bericht im PDF/DOC-Format, welcher am Folgetag eines Sitzungstages per E-Mail auf eine vom Auftragnehmer zu benennende E-Mail-Adresse versendet wird sowie die Aufzeichnung der Sitzung auf dem (ebenfalls vom Auftraggeber gestellten) CMS.

Die PDF/DOC-Dateien besitzen keinen Lese- bzw. Schreibschutz. Die Aufzeichnung der Sitzung wird auf der Videoplattform des Auftraggebers Plenar-TV bereitgestellt und besteht aus einer Video-Datei je TOP. Diese Video-Dateien werden nach dem Upload auf die Plattform zum Download bereitgestellt. Die Untertitelungs-Plattform ist über ein Backend mit entsprechenden Zugangsrechten erreichbar.

Für jeden Tagesordnungspunkt wird vom Auftragnehmer eine eigene VTT-Datei erstellt. Durch manuelles Timespotting soll eine Metadatei vom Auftragnehmer erzeugt werden, in der die Untertitel mit Timecode-IN und Timecode-OUT zeitdiskret zum gesprochenen Wort festgehalten werden.
Die VTT-Dateien müssen vom Auftragnehmer spätestens drei Werktage nach Erhalt des jeweiligen stenographischen Protokolls online zur Verfügung gestellt werden.

1.3 Einarbeitung in das Untertitelungssystem
Zunächst muss das vom Auftragnehmer verwendete Untertitelungssystem in die von der Firma seis akustik zur Verfügung gestellte Software und Hardware eingearbeitet werden.
Hierfür werden folgende Leistungen kalkulatorisch "pauschal" berücksichtigt:
- Einrichten des Untertitelungsauftrages
- Nennung des Projektleiters und seines Stellvertreters
- Kennlerngespräch und Einführung in das Gebäude mit Zugangsvoraussetzungen - Einarbeitung in die bestehende Hardware
- Einarbeitung in die Software und die Betriebsabläufe
- Anwesenheit bei der letzten Plenarsitzung des bisherigen Dienstleisters zur Einarbeitung in die Systemlandschaft und die Ablaufthematik

1.4 Durchführung im Untertitelungssystem
Das Timespotting erfolgt in einem manuellen Vorgang, der für jeden TOP gemäß der hier vorliegenden Beschreibung einzeln erneut erfolgen muss. Das Untertitelte Video für jeden TOP einer jeden Plenarsitzung muss spätestens drei Werktage nach Erhalt des jeweiligen stenographischen Protokolls online zur Verfügung stehen. Dies gilt auch für außerplanmäßige Sitzungen und Sitzungsverschiebungen.

Im Einzelnen sind die folgenden Punkte für die Leistungserbringung maßgeblich:
- Die zu erstellenden UT-Metadateien müssen im Format WebVTT (.vtt) vorliegen und im Unicode (UTF-8) kodiert werden. Ein Abstimmungstest und Abstimmungen sind im Vorfeld mit einzukalkulieren. Zu jedem einzelnen TOP wird eine neue VTT-Datei erstellt, die dann im Backend in einem redaktionellen Vorgang zum jeweiligen Video-TOP zugeordnet werden muss. Nach der Zuordnung der fertigen Untertitelungsdateien muss das Videomaterial mit der Untertitelung im CMS und auf der Plattform auf Fehler geprüft werden. Etwaige Fehler in den Videodateien und/oder im stenographischen Bericht sind dem Auftraggeber sofort zu melden und nach Weisung des Auftraggebers unmittelbar zu beseitigen.
- Der hier angegebene Preis beinhaltet alle Kosten verbundenen mit der Untertitelungstätigkeit einschließlich der erforderlichen Lizenzkosten, der Fahrtkosten, der Verwaltungskosten und des telefonischen Supports.

Abrechnung je Sitzungsstunde
Die Abrechnung der Untertitelung erfolgt auf Nachweis. Der Nachweis beinhaltet eine genaue Aufstellung der Zeiten und der dazugehörigen TOPs, die Zeiten werden auf volle 15 Minuten aufgerundet nachgewiesen.
Für die Kalkulation dieses Postens werden 350 Stunden zugrunde gelegt. Bei dieser Stundenanzahl handelt es sich um die geschätzten Gesamtstunden für die Laufzeit von 14 Monaten, bei angenommenen zehn Sitzungsabschnitten pro Jahr (ein Sitzungsabschnitt besteht i.d.R. aus drei Sitzungstagen sowie zehn Stunden je Sitzungstag).

1.5 Zusätzliche Vertragsbedingungen
Als Voraussetzung für die Eignung des Auftragsnehmers wird im Rahmen der Angebotsabgabe ein Nachweis gefordert, dass ein gleichwertiges Projekt dieser Größenordnung (ab 200 Std. Untertitelung pro Jahr) für vergleichbare Auftraggeber bereits realisiert wurde. (siehe Ziffer I des Anlagenverzeichnisses). Der Nachweis darf nicht älter als drei Jahre sein. Befindet sich der Auftragnehmer noch in einem solchen vergleichbaren Vertragsverhältnis, ist die hypothetische Stundenanzahl nachzuweisen. Die erstmalige Aufnahme der Leistungserbringung innerhalb eines solchen Vertragsverhältnisses muss jedoch mindestens ein halbes Jahr zurückliegen. Angebote von Bietern, die diesen Nachweis nicht erbringen können, werden nicht berücksichtigt.

Weitere Vertragsbedingungen:
- Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Recht ein, die erstellten Endprodukte in allen denkbaren Nutzungsarten zu nutzen.
- Es ist ein/e verantwortliche/r Projektleiter/in und für den Fall seiner Abwesenheit ein/e Stellvertreter/in namentlich zu benennen.
Der Projektleiter ist Ansprechpartner für alle Abstimmungsbedarfe rund um die hier erwähnten Leistungen. Die Teilnahme an Besprechungen ist zwingende Voraussetzung. Über den personellen Wechsel muss der Auftraggeber mit einer Vorlaufzeit von 14 Tagen informiert werden. (siehe Ziffer V des Anlagenverzeichnisses).
- Teil der Leistung ist ein sich eventuell darüber hinaus ergebender Abstimmungsaufwand mit externen Dienstleistern des Auftraggebers, insbesondere mit der Firma seis akustik, die die Videoplattform und das damit zusammenhängende Backend sowohl hardware- als auch softwareseitig betreibt.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Niedersachsen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

30159 Hannover

Eintragsdatum: 09.02.2023
Angebotsfrist: 08.03.2023