Ausschreibung "Einführung einer Software für Gebäudemanagement und Gerätewartung im Zuge eines Digitalisierungsprojektes"

Öffentliche Ausschreibung

Einführung einer Software für Gebäudemanagement und Gerätewartung im Zuge eines Digitalisierungsprojektes

Gegenstand der Ausschreibung

Die Auftraggeber plant eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb zu folgender Leistung durchzuführen:
Im Rahmen des durch das Land Brandenburg aus EU-Mitteln (REACT) geförderten Projekts "Digitalisierung von Kultureinrichtungen" stellt sich der Auftraggeber integrierter, robuster, effizienter und nachhaltiger auf.

Ein Bestandteil des Digitalisierungsprojektes ist die Einführung eines effizienten Gebäudemanagement- und Gerätewartungssystems, das der Technischen Abteilung des Hauses die Möglichkeit bietet, sämtliche zu überwachenden Geräte und Einrichtungen zu verwalten, anstehende Wartungen im Blick zu behalten und ihre Ausführung mit internen und externen Mitarbeiter:innen sowie Dokumentation der Durchführung zu organisieren.

Das angebotene System soll mindestens die folgenden Leistungsbereiche abdecken:
- Geräte- und Inventarverzeichnis: Alle zu verwaltenden Geräte und Einrichtungen sollen mit sämtlichen Stammdaten (auch mit kundenspezifischen Datenfeldern) erfasst und verwaltet werden können.
- Terminplanung: Das Programm muss in der Lage sein, die Terminplanung für alle nötigen - u. a. gesetzlich vorgeschriebenen - Sachkundigen- und Sachverständigenprüfungen zu übernehmen.
- Reparaturaufträge: Von jedem Arbeitsplatz aus muss es möglich sein, Reparaturaufträge und Arbeitsaufträge an das Programm zu schicken (Störmeldungsportal/Ticketsystem) Bereits getätigte Störmeldungen oder Arbeitsaufträge sollen angezeigt werden. Jeder kann also sehen, ob eine Störung oder Auftrag schon angezeigt wurde. Diese werden dann an die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter elektronisch oder in Papierform vom Abteilungsleiter zugeteilt.
- Mitarbeiterzugriffsrechte: Es soll möglich sein, die Rechte der verschiedenen Zugriffsberechtigten über kleinteilige Rollendefinitionen zu verwalten, um die jeweiligen Aufgabenbereiche und Schreib-/Leserechte passend definieren zu können.
- Vorgangsverwaltung: Es soll möglich sein, die laufenden, erledigten und geplanten Aktivitäten als "Vorgänge" anzuzeigen und zu verwalten.
- Garantieüberwachung: Die Garantieansprüche von einzelnen Geräten werden überwacht, und kurz vor Ablauf nochmals angezeigt.
- Dokumentation: Für jeden Auftrag soll es ein voreingestelltes Formblatt geben, welches nach Erledigung der Arbeiten in der revisionssicheren Historie abgelegt wird.
- Zugriff auf Bestandsunterlagen: Durch die hinterlegten Bestandsunterlagen soll es möglich sein, Ersatzteile, Beschreibungen und Fehlerdiagnosen relativ schnell zu finden.
- Gruppenwartung: Einzelne Geräte ähnlicher Art müssen zu einer Gruppenwartung kombinierbar sein.

- Zeitplanung: Zum Planen der Zeitabläufe ist eine Zeitschiene nötig, auf der jeder Mitarbeiter und jede Fremdfirma aufgelistet ist. Hierdurch soll eine Termin- und Ablaufplanung arbeitstäglich möglich sein. Einzelne Arbeiten sollen verschiebbar sein.
- (Optional) Mobile Lösungen: Die Software sollte mobile Lösungen für die Abarbeitung der Instandhaltungsaufgaben anbieten. (Eine App für iOS und Android Endgeräte oder eine Lösung für Windows-Tablets)
- Schulungen: Es werden Schulungen benötigt, die sicherstellen, dass die betreffenden Mitarbeiter:innen mit dem Programm umgehen können.
- Support: Es wird Support durch den Anbieter benötigt, um das Programm an unsere Bedürfnisse anzupassen und im Problemfall Hilfe und Unterstützung zu erhalten.
- Anpassbarkeit: Das Programm muss an die Bedürfnisse des Auftraggebers anpassbar sein, z.B. durch Einrichtung kundenspezifischer Datenfelder in den Stammdaten eines Geräts oder einer Einrichtung. Das einzelne Datenblatt pro Gerät/Ressource soll frei einteilbar und kopierbar sein.
- Berichtswesen: Es muss möglich sein, neben den vorhandenen Standardlisten und -berichten eigene Abfragen in unterschiedlicher Detailtiefe und verschiedenen Formaten, möglichst auch mit graphischen Darstellungen, zu erstellen.

Schnittstellen zu anderen Anwendungssystemen sind nicht zu berücksichtigen. Von einer Anbindung an die vorhandene E-Mail- Kommunikation über einen On-Premise-Exchange-Server wird ausgegangen.
Es werden 3 Benutzer mit der Software schreibend und lesend arbeiten. Eine entsprechende Anzahl an Nutzerlizenzen wird benötigt. Der Zugang muss von mehreren Rechnern gleichzeitig möglich sein.
Die angebotene Softwarelösung soll inklusive Unterstützung bei der Implementierung und Schulung der Anwender:innen bereitgestellt werden.

Für die Bewertung der Angebote sind die Produktbeschreibung (inhaltliche Passung zur Ausschreibung, Gewichtung 40%), die Kostendarstellung (Gewichtung 40%), Darstellung des Umsetzungsprozesses (Gewichtung 10%) und Referenzen/Qualifikation des Implementierungs- und Schulungsteams (Gewichtung 10% Prozent) maßgeblich. Die Kostendarstellung umfasst mindestens folgende Punkte:
- Lizenzkosten
- Installationskosten
- Schulungskosten
- Wartung und Updates
- Hotline/Service Level Agreement und diesbezügliche Folgekosten
- monatliche / jährliche Kostenübersicht

Die Bieter werden je nach Möglichkeit der Umsetzung in ihrem System gebeten, eine On-Premises-Lösung, eine Cloud-Lösung und alternativ eine Hybridlösung anzubieten. Unter Hybridlösung verstehen wir Lizenzen zum Kauf bei Betrieb des Systems durch den Anbieter in der Cloud, d.h. inkl. Hosting, Wartung, Updates, Service Level Agreement und Hotline.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Brandenburg

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

15230 Frankfurt (Oder)

Eintragsdatum: 13.02.2023
Angebotsfrist: 17.02.2023