Ausschreibung "Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS)"

Öffentliche Ausschreibung

Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Gegenstand der Ausschreibung

Ein Standard-DMS wird für einen Mandanten eingeführt und das bestehende auf SharePoint basierende Individualsystem "Aktenmanagement (AM)" wird dadurch abgelöst. Die jetzt mit dem Aktenmanagement arbeitenden Mitarbeitenden können im neuen DMS ihre Vorgangs-Akten bilden.

Das zu liefernde System muss im Multi-User Betrieb (ca. 300 gleichzeitige Nutzer) und einem importierten Dokumentenbestand von ca. 2 Terrabyte Daten in über 1.200.000 Dokument mit angemessenen Reaktionszeit nutzbar sein.

Das Systemverhalten wird durch die jährliche hinzukommende Anzahl von ca. 170.000 Sendungen (PDF/A) mit 1.200.000 gescannten Blättern gescannt nicht nachhaltig verschlechtert (siehe Antwortzeiten & Speicherzeiten ).

Die Aktenanlage für Mitglieder und Betriebsstätten, sowie die Aktualisierung anhand geänderter Stammdaten aus dem Stammdatensystem ist im DMS umgesetzt.

Die benötigten Lizenzkosten (Kaufpreis) sind durch den Bieter im Angebotspreis zu berücksichtigen.

Folgende Funktionalitäten sind für den Produktivbetrieb fertigzustellen oder komplett umzusetzen:

- Inbetriebnahme des Gesamtsystems als All-In-One-Lösung in der Umgebung des Auftraggebers

- Installation eines Standard DMS in zwei Systemumgebungen Pre-Live und LIVE

- Systemdesign konkret für den Mandanten und die bisher mit dem Aktenmanagement arbeitenden Abteilungen

- Migration der Daten aus Altsystem (Aktenmanagement)

- Abbildung der Berechtigungsstruktur

- Dokumentation des Gesamtsystems

- Anbindung der vorhandenen Scan-Lösung

Das System sowie die umzusetzenden Anforderungen und Funktionalitäten sowie notwendigen Implementierungsleistungen werden in den Vergabeunterlagen detailliert beschrieben.

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

40474 Düsseldorf

Eintragsdatum: 19.05.2023
Angebotsfrist: 19.06.2023