Ausschreibung "Dokumentenmanagement-System"

Öffentliche Ausschreibung

Dokumentenmanagement-System

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftrag umfasst die Beschaffung, Implementierung und Einführung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagement-System. Ziel ist es, eine zentrale, strukturierte und rechtssichere Plattform zur Verwaltung, Versionierung, Ablage, Veröffentlichung und Bereitstellung von Dokumenten sowie internen und externen Inhalten einzuführen. Das DMS soll bestehende manuelle, dezentrale oder historisch gewachsene Prozesse durch ein digitales, standardisiertes und effizientes System ablösen.

Hierzu zählen insbesondere:
- Führende zentrale Dokumentenablage und strukturiertes Informationsmanagement
- Unterstützung definierter Workflows (z. B. Freigaben, Veröffentlichungen, Versionierung)
- Verwaltung von Dokumentenlebenszyklen
- Berechtigungs- und Rollenkonzepte für verschiedene Nutzergruppen
- Sicherstellung von Compliance-Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
- Integration in bestehende IT-Systeme der FHG (z.B. SAP, M365, Staffbase)

Der Leistungsumfang umfasst zusätzlich die Migration vorhandener Inhalte, Support sowie technische und organisatorische Betriebsleistungen. Der Auftraggeber beabsichtigt, die Leistung mit einer Mindestlaufzeit von vier Jahren zu vergeben. Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr, falls er nicht vorher mit einer Frist von einem Jahr ordentlich gekündigt wird. Die Bieter sind aufgefordert, die von ihnen angebotenen Betriebs- und Bereitstellungsmodelle (z. B. SaaS, Mietmodell, Kaufmodell, On-Premises-Betrieb) in ihrem Angebot darzustellen. Es können sowohl nutzungsbasierte als auch kaufbasierte Varianten angeboten werden. Eine Einschränkung auf ein bestimmtes Modell erfolgt seitens des Auftraggebers nicht.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Niedersachsen

Auftraggeber

30855 Langenhagen

Eintragsdatum: 09.06.2026
Angebotsfrist: 07.07.2026