Ausschreibung "Beschaffung und Nutzung einer DMS-Lösung mit Archivfunktion"

Öffentliche Ausschreibung

Beschaffung und Nutzung einer DMS-Lösung mit Archivfunktion

Gegenstand der Ausschreibung

Wir planen die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung welche nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.

Die DMS-Gesamtlösung mit allen seinen Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen. Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Verwaltung. Zudem ist beabsichtigt die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten (Prozessoptimierung) und Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.

Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:

— Verwendung moderner Technologien und die Umsetzung der modularen Rahmenarchitektur des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit,

— Dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen,

— Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung der Fachverfahren,

— Unmittelbare Einbindung in einzelne Fachverfahren, z. B. in H&H proDoppik und P&I LOGA, perspektivisch vorzugsweise über den zentralen Integrationsdienst der SAKD,

— Breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Verwaltung,

— Entlastung klassischer Dateiablagen und der Mail-Umgebung,

— Unterstützung der fall- und sachaktenorientierten Bearbeitung,

— Nutzung möglichst einheitlicher Verfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen,

— Umsetzung einer ergonomischen Bedienoberfläche und starke Ausrichtung auf die Benutzerakzeptanz,

— Schrittweise Einführung – zunächst in den zuvor genannten Pilotbereichen. In späteren Projektschritten auch in weiteren Referaten.

— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung/Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (wie Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumenten Managements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Postkorb-/Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows)

— Rechtssichere Archivierung von Dokumenten aus bestehenden Fachsystemen,

— perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit über die reine elektronische Akte hinaus - E-Zusammenarbeit, Unterstützung der Voraktenphasen, Mobiles Arbeiten.

Der weitere DMS-Ausbau ist vom Erfolg der o.g. ersten Pilotprojekte abhängig. Erst nach Erreichung der Ziele wird über die weitere Fortführung des DMS-Projekts und die Anbindung weiterer Abteilungen bzw. Referate entschieden. Der Auftraggeber ist daher nicht verpflichtet, die Lizenzen aus den Lizenzerhöhungen in der abgefragten Höhe abzunehmen. Dieses erfolgt je nach Projektfortschritt.

Art des Auftrags

Lieferauftrag

Erfüllungsort (Bundesland):

Sachsen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

09599 Freiberg

Eintragsdatum: 05.04.2019
Angebotsfrist: 06.05.2019