Ausschreibung "Dokumentenmanagementsystem "

Öffentliche Ausschreibung

Dokumentenmanagementsystem 

Gegenstand der Ausschreibung

Dokumentenmanagementsystem - Einkauf von Lizenzen für eine ECM/DMS-Lösung inkl. Customizing, Implementierung, Schulung und Wartung.

Wir möchten ein neues ECM-System mit gängigen Funktionalitäten inklusive einer Langzeit-Archivierungskomponente beschaffen. Der Prozess beginnt mit der Posteingangsverarbeitung, über die automatische Verteilung, bis hin zur Archivierung in der elektronischen Akte. Im Zuge dessen soll die bestehende, im Jahr 2011 eingeführte, elektronische SAP-Aktenlösung sowie der Scan Posteingangsworkflow abgelöst werden. Die aktuell im Einsatz befindliche Lösung basiert auf den Funktionalitäten des SAP Records Management. Aktuell gehten wir von einem Nutzungsumfang des Dokumentenmanagementsystems durch 150 User und 10 Administratoren in der Phase der Einführung der Immobilienakte im Jahr 2019 aus. Diese Zahl kann sich in späteren Ausbaustufen und hinsichtlich der Mandantenfähigkeit erhöhen. Das ECM wird vorrangig für die elektronische Archivierung und Verwaltung beliebiger Informationen (verschiedenster Dokumentenarten und Formate) benötigt. Dokumente und Informationen müssen dem Mitarbeiter aktuell, vollständig und kontextbezogen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Das Programm muss eine vollständige Zusammenfassung aller für die tägliche Arbeit relevanten Dokumente in einem elektronischen Vorgang ermöglichen. Mit Hilfe einer zeitnahen und vollständigen Verfügbarkeit der benötigten Dokumente und Informationen soll die Arbeitseffizienz nachhaltig verbessert werden. Da die Mitarbeiter des Immobilien Property Managements (kaufmännisches Management der Wohn- und Gewerbeimmobilien als auch das Baumanagement sowie der Verwaltungsservice) jeweils sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen nachgehen, wird ein flexibles marktverfügbares Standardprogramm erwartet, welches ohne viel Aufwand von unserem IT-Personal an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden kann. Einfache Bedienung, möglichst geringer Schulungs-, Betreuungs- und Administrationsaufwand, eine offene Architektur zur Integration der vorhandenen sowie der geplanten IT-Landschaft sind wesentliche Leistungskriterien.

Art des Auftrags

Lieferauftrag

Erfüllungsort (Bundesland):

Bayern

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

81925 München

Eintragsdatum: 05.04.2019
Angebotsfrist: 06.05.2019