Ausschreibung "Software zur Organisation von Raumreservierungen und Dienstleistungen"

Öffentliche Ausschreibung

Software zur Organisation von Raumreservierungen und Dienstleistungen

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftraggeber sucht einen Anbieter für eine Software zur Organisation von Raumreservierungen und Dienstleistungen.
Vorzulegen sind:
- 3 Referenzen (davon mindestens eine aktuelle (nicht älter als ein Jahr)) über die bereits erfolgte Implementierung eines Systems zur Organisation von Raumreservierungen und Dienstleistungen bei Unternehmen mit mind. 20-30 zu verwaltenden Sitzungsräumen.

Angaben zu definierten Systemanforderungen (MUSS-Kriterien):
Das Programm zur Raumreservierung benötigt eine Schnittstelle zur AD (ActiveDirectory) und muss in einer Windows Umgebung laufen.
Es muss in sich in die vom Auftraggeber genutzte Content-Management-Umgebung Typo3 funktionsfähig einbauen lassen.
Zudem wird die Kompatibilität mit Exchange 2010 SP3 und höher, Outlook 2010 und höher (outlook-addin), Linux, PHP und einer MySQL-Datenbank vorausgesetzt.
Das System muss über eine eigene Weboberfläche, also eine alternative Möglichkeit außerhalb von Outlook bedienbar sein (Internetexplorer ab Version 11).
Anforderung ist zudem eine Datenübertragbarkeit aus Microsoft Outlook.
Der Zugang muss auch von außerhalb des Hausnetzes möglich sein und kann über das Intranet (oder eine separate Login-Maske) erfolgen.
Das System muss auf dem hauseigenen Server in Betrieb genommen werden.

Anforderung ist eine Software zur Organisation der Raumreservierungen und Dienstleistungen. Diese umfassen:

Support und Bürostruktur
- Kundenbetreuung in den Supportzeiten von montags bis freitags von mindestens 10.00 bis 15.00 Uhr
- bei Meldungseingang bis 12 Uhr muss am gleichen Tag noch eine Rückmeldung, nach 12 Uhr dann bis zum nächsten Werktag bis 12 Uhr erfolgen,
- Erreichbarkeit des Kundensupports per Telefon und E-Mail,
- Fernwartung in technischen und inhaltlichen Fragen
- Geeignetheit der Mitarbeitenden im Kundensupport

Der Leistungsumfang beinhaltet zudem eine Administratoren-Schulung mit maximal 5 Teilnehmenden.

Funktionen
für Administratoren
- Admin-Zugang
- Zugang für Administratoren einzelner Räume
- Selbstständiges Anlegen von Räumen in unbegrenzter Anzahl und Änderung von Raumeigenschaften
- Selbständiges Anlegen von Muss- und Kann-Feldern in der Buchungsmaske
- Flexible selbst definierbare Verteilregeln für E-Mails
- Editierbarkeit von E-Mail-Texten

für Nutzer
- Zugang zur Raumbuchung von jedem Arbeitsplatz
- Unterscheidung von frei buchbaren Räumen und Räumen mit Nutzerbeschränkung
- Buchungsmöglichkeit über Raumübersicht sowie Kalender-Ansicht und über Suchfunktion nach bestimmten Kriterien (Datum, Uhrzeit, Teilnehmerzahl)
- Möglichkeit der Serienbuchung
- Möglichkeit, Buchungen zu duplizieren
- Möglichkeit, Räume über mehrere Tage hinweg zu buchen
- Selbstständiges Ändern oder Löschen von eigenen Reservierungen
- Einsehbare Änderungshistorie
- Möglichkeit der Raumreservierung über Outlook: Termine versenden und Teilnehmer einladen

zur Abwicklung von Dienstleistungen
- Definition einer unbeschränkten Anzahl an Dienstleistungen
- Buchung von Dienstleistungen
- Flexible Terminierung von Lieferungen, auch mehrmals pro Buchung
- Buchung von Dienstleistungen ohne Raumbuchung
- Definition „versteckter Dienstleistungen“ (nur von Administrator buchbar)
- Automatische Einplanung von Blockzeiten für Bestuhlungsänderung
- Zugang für einzelne Dienstleister

in Bezug auf Räume
- Verschiedene Raumgruppen (frei buchbar, mit Freigabe)
- Grafische Darstellung der Räume
- Verwaltung trennbarer Räume
- Auswertungsmöglichkeiten (Raumauslastung, Reservierungsdauer)
- Abrechnungsfunktion (Möglichkeit des Datenexport in xlsx, csv oder txt)
- Abrufen der Abrechnungen pro Kostenstelle

Die Bedienung soll möglichst barrierearm sein.
Kostenlos enthaltene Funktionen über die oben beschriebenen Anforderungen hinaus können in einem eigenen Anhang dargestellt werden und fließen in die Endbewertung der Nutzerfreundlichkeit mit ein, soweit sie für diese relevant sind.
Die Daten der Anwendung sollen in einem Archiv gespeichert werden, so dass sie auch nach Ablauf der Reservierung eingesehen werden können.


Präsentation
Das Programm ist der Kreisverwaltung bei einem Vor-Ort-Termin im Kreishaus Darmstadt zu präsentieren. Hierfür steht ein Zeitrahmen von 60 Minuten zur Verfügung.

Art des Auftrags

Lieferauftrag

Erfüllungsort (Bundesland):

Hessen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

64289 Darmstadt

Eintragsdatum: 17.07.2019
Angebotsfrist: 07.08.2019