Ausschreibung "Digitalisierung von Akten"

Öffentliche Ausschreibung

Digitalisierung von Akten

Gegenstand der Ausschreibung

Da bei Einführung der e-Akte nicht der gesamte Datenbestand eingescannt wurde, lagern derzeit noch
rund 35.000 Papierakten. Hierdurch entsteht in vielen Arbeitsprozessen ein
zusätzlicher Aufwand.
Es ist geplant, den Bestand an Papierakten durch externe Vergabe vollständig zu digitalisieren.
Die Auftragsvergabe umfasst folgende Leistungen:
I. Transport
Der Bestand an Papierakten beträgt rund 35.000 Akten mit durchschnittlich 75 Seiten pro Akte. Die Akten
werden durch den Auftraggeber in Transportbehälter gepackt, die vom Auftragnehmer zu stellen sind. Die
Transportbehälter werden nummeriert, der Auftraggeber dokumentiert anhand der Aktenzeichen, welche
Papierakte in welchen Transportbehälter gepackt wurde. Die Abholung der gepackten Transportbehälter im
Kreishaus Grevenbroich ist Aufgabe des Auftragnehmers. Die Datensicherheit ist während des
Transportes durch den Auftragnehmer zu gewährleisten.
II. Vorbereitung der Akten
Der Auftragnehmer bereitet die Papierakten zum Scannen vor (z.B. entklammern, entheften, glätten von
Seiten, Einlegen von Trennblättern).
III. Scannen
Das Scannen erfolgt in schwarz/weiß, Auflösung 200 dpi, ohne Leerseiten. Das Ausgabeformat ist eine
PDF/A-1a-Datei mit OCR Textinformation. Die logische Aufteilung der Akte erfolgt gemäß den Vorgaben
des dieser Leistungsbeschreibung beigefügten „Handbuches Scannen Altakten/Bestandsakten“ von
IT.NRW, Version 2.6 vom Oktober 2016.
Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber mindestens zwei technische Ansprechpartner, die den
Datenaustauschvorgang und den Scanprozess begleiten.
IV. Datenübermittlung
Die nach III. erzeugten Datensätze werden über eine vom Auftraggeber bereitgestellte verschlüsselte
Online-Plattform übermittelt. Die Datensätze verbleiben bis auf Rückmeldung durch den Auftraggeber an
den Auftragnehmer in der IT-Infrastruktur des Auftragnehmers und sind nach den gängigen technischen
Standards (ISO 27001) abzusichern.
Nach Rückmeldung des Auftraggebers an den Auftragnehmer sind die gescannten Datensätze auf der ITInfrastruktur
nach BSI-VSITR zu löschen.
Vorerfahrungen des Bieters mit dem Scan von Akten für die „Fachanwendung zum
Schwerbehindertenrecht (SGB XI) unter SAP/R3 in den Kommunen“ sind erwünscht und fließen in die
Bewertung ein.
V. Qualitätskontrolle und Entsorgung
Zur Qualitätskontrolle benennt der Auftraggeber dem Auftragnehmer nach dem Scannen die Aktenzeichen
von 5 % der Akten pro Transportbehälter. Die so benannten Papierakten werden dem Auftraggeber
zurückgegeben. Der Auftraggeber prüft innerhalb von 2 Wochen nach Eingang der Papierakte, ob die
gescannten Daten mit der zurückgegebenen Papierakte übereinstimmen und ob die übrigen
Anforderungen an die Scanqualität eingehalten sind.
Die in einem Transportbehälter enthaltenen Papierakten sind so lange durch den Auftragnehmer unter
Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu lagern und dürfen erst nach entsprechender,
schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber entsorgt werden. Die Entsorgung der Papierakten durch den
Auftragnehmer hat unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorschriften zu geschehen.
VI. Sonstiges
Der Auftraggeber ist an einer zügigen Durchführung des Auftrages interessiert, jedoch unter
Beachtung der vorgenannten, notwendigen Zeiträume für die Qualitätskontrolle. Zur Darstellung des
Angebotes gehört daher auch eine Kalkulation der Zeitschiene durch den Bieter.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

41515 Grevenbroich

Eintragsdatum: 17.07.2019
Angebotsfrist: 02.08.2019