Ausschreibung "Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)"

Öffentliche Ausschreibung

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftraggeber beabsichtigt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Die Einführung des DMS soll dabei schrittweise erfolgen, eine Analyse aller Fachbereiche soll eine zukunftsfähige DMS-Auswahl sicherstellen und zur Ermittlung potenzieller Pilotbereiche dienen. Hierzu benötigen wir die Unterstützung eines externen Unternehmens bei der Projektdurchführung, von der Identifikation der Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystems anhand relevanter Organisationseinheiten als Grundlage für die Ausschreibung, der Erstellung der eigentlichen Ausschreibung, der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis zur Einführung und Umsetzung.

Erwartet werden folgende Leistungen:
- Durchführung/Unterstützung bei der Projektauftaktveranstaltung
- Analyse der Anforderungen und DMS-Pilotbereiche
- Analyse weiterer Fachbereiche
- Abstimmung von Eckdaten und Ablauf des Vergabeverfahrens
- Konzeption einer Bewertungsmatrix
- Erstellung des Leistungsverzeichnisses/Lastenheftes, Kriterienkatalog mit Gewichtung, unter Berücksichtigung von Schnittstellen zwischen dem Angebotenen DMS und Fachverfahren, die in beim Auftraggeber eingesetzt werden.
Ausschreibungsunterlagen
- Erstellung der Preisabfrage
- Erstellung einer Vorlage als Vertragsgrundlage DMS
- Erstellen von Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb
- Erstellen von Vorschlägen für weitere Vergabedokumente

Ausschreibungsverfahren
- Begleitung Interessenbekundungsverfahren
- Beantwortung von Anbieterfragen
- fachliche Auswertung der Angebote
- Begleitung in der Angebotsphase inkl. Bewertung der Angebote/Preisübersichten
- Begleitung von Bieterpräsentationen
- Unterstützung bei Verhandlungsrunden
- Zusammenfassende Auswertung des Verfahrens und Erstellung eines Vermerks mit einer Empfehlung für die Zuschlagserteilung

Projektbegleitung der Einführung des DMS in den Pilotbereichen
- Qualitätssicherung von Fach- und Feinkonzepten
- Unterstützung bei der Abnahme von Teilprojekten/Arbeitspaketen
- Unterstützung bei der Schulungskonzeption
- Unterstützung bei organisatorischen Fragestellungen
- Unterstützung des Projekt-Kernteams

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Hessen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

35510 Butzbach

Eintragsdatum: 22.04.2021
Angebotsfrist: 12.05.2021