Ausschreibung "Rahmenvertrag Digitalisierung von Büchern"

Öffentliche Ausschreibung

Rahmenvertrag Digitalisierung von Büchern

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftraggeber beabsichtigt, Bücher seines Frankfurter Standorts, die dort ab 1945 gesammelt wurden, außer Haus digitalisieren zu lassen. Für den Transport vom jetzigen Standort der Medienwerke zum Leistungsort und zurück sind vom Auftraggeber geeignete Maßnahmen zur Ladungssicherung zu ergreifen. Die Bestände müssen auf direktem Weg zum Ort der Leistungserbringung und zurück transportiert werden. Eine Zwischenlagerung über Nacht im Transportfahrzeug oder sonst in einer ungeeigneten Umgebung ist nicht zulässig. Ein Transport per Schiff- oder Luftfracht ist nicht zulässig. Es ist von monatlichen Transporten auszugehen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Pro Vertragsjahr sind rund 12 500 Werke mit etwa 2 Mio. Seiten zu digitalisieren. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen des Auftraggebers bereitgestellt werden. 

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt Mitte Oktober 2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes beträgt 24 Monate. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt: 

In der ersten Phase entwickelt der Auftragnehmer (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus den Magazinen des Auftraggebers über den Transport zum Auftragnehmer, die dortige Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung einschließlich Monitoringsystem bis hin zum Rücktransport der Bücher in die Magazine und die Überführung der digitalen Objekte und Metadaten in das Speichersystem des Auftraggebers werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: 3 Monate; Umfang der in dieser Phase zu digitalisierenden Titel: 500 Werke mit durchschnittlich 160 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke). 

Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf einen Durchsatz von täglich durchschnittlich rund 60 Bänden bzw. etwa 10.000 Seiten zu skalieren ist (Volllast). Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb mit entsprechender Leistung aufgenommen. (Laufzeit Phase II: 21 Monate, davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus der kontinuierlichen Digitalisierung des jährlichen Volumens von 12.500 Büchern ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten. 

Der Auftraggeber behält sich als Option 2 Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem täglichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). 

Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit einem Volumen von bis zu 6.000 Werken mit etwa 1 Mio. Seiten insgesamt pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden. 

Der Auftraggeber hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können. 

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Hessen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

60322 Frankfurt am Main

Eintragsdatum: 26.05.2021
Angebotsfrist: 22.06.2021