Ausschreibung "Ausschreibung der Beschaffung und Implementierung eines Dienstreisebuchungs- und -abrechnungssystems "

Öffentliche Ausschreibung

Ausschreibung der Beschaffung und Implementierung eines Dienstreisebuchungs- und -abrechnungssystems 

Gegenstand der Ausschreibung

Im Rahmen der Auftraggeber-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts "Dienstreisen" die Auswahl und Implementierung eines End-to-End-Travel-Managementsystems eines Systemanbieters, d.h. aus einer Hand.
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Systems, das einheitlich, standardisiert und automatisiert sowohl Buchungs-, Genehmigungs- als auch Reisekostenabrechnung ermöglicht - und zwar ohne Medienbrüche. Dadurch sollen die mit Dienstreisen verbundenen Verwaltungsvorgänge effizienter in der Bearbeitung und Genehmigung werden.
Angebunden werden soll das System durch Schnittstellen an die SAP S/4-HANA-Umgebung (HR-Stammdaten bzw. Ministamm und Ausgabe Buchungsdaten an SAP-FI und Archivdaten an SAP-FI sowie gehaltsrelevante Daten an SAP-HR). Die Schnittstellen sind beim Auftraggeber über SAP PI realisiert, welche auftraggeberseitig vom Auftraggeber definiert werden.
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist im Rahmen der SAP-Prozessharmonisierung des Auftraggebers die Beschaffung eines End-to-End-Systems für die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen. Der Auftragnehmer (AN) muss zudem bei der Inbetriebnahme sowie bei den notwendigen Anpassungen an die Auftraggeber-spezifischen aufbau- und ablauforganisatorischen Bedingungen fachgerecht durch Konzeption und Realisierung (Implementierung und Customizing) wie folgt mitwirken.
Die zu erbringenden Leistungen umfassen
- die Zur Verfügung-Stellung einer deutschsprachigen Software zur Buchung und GoBD-konformen Abrechnung von Dienstreisen inklusive Hosting
- Pflege und Support
- Customizing und Implementierung der Software
- Bereitstellung von Schnittstellen für SAP-PI bzw. der im Anforderungskatalog aufgelisteten Schnittstellen
- Optional: Zur Verfügung-Stellung einer deutschsprachigen Software zur Buchung und GoBD-konformen Abrechnung von Auslagenerstattungen an Mitarbeiter
Nicht Teil der Ausschreibung sind Schulungsleistungen, die von einer Auftraggeber-Tochtergesellschaft eigenständig beschafft und geleistet werden. Hierfür sind im Rahmen dieser Ausschreibung lediglich die nötigen Grundlagen wie digitale Handbücher, Dokumentation zum Customizing sowie Testzugänge zur Verfügung zu stellen.
Die Vertragslaufzeit für die Nutzung des Travel-Management-Systems beträgt zunächst fünf Jahre mit Verlängerungsoptionen um jeweils zweimal zwei Jahre (max. neun Jahre). Sie beginnt mit dem Produktiv/Pilotstartstart (voraussichtlich 01.01.2024) und gilt für die Lizenz-/Nutzungsentgelte des Travel-Management-Systems sowie für Pflege und Wartung.
Falls ein Anbieter eine Private-Cloud-Lösung anbieten möchte, dann muss die Kostenschätzung für die Infrastruktur (Server) vom Anbieter dem Angebot beigefügt werden.

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Brandenburg

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

14482 Potsdam

Eintragsdatum: 07.01.2022
Angebotsfrist: 02.02.2022