Ausschreibung "Rahmenvertrag Einführung SAP ILM"

Öffentliche Ausschreibung

Rahmenvertrag Einführung SAP ILM

Gegenstand der Ausschreibung

SAP Information Lifecycle Management
Archivieren, Löschen und Sperren von personenbezogenen Daten in SAP

Umfang der Leistung:

Derzeit werden die Anforderungen aus den gesetzlichen Regelungen im Bereich Datenschutz (BDSG/DSGVO) in Bezug auf personenbezogenen Daten in SAP nicht bzw. nicht ausreichend umgesetzt. Es handelt sich dabei um personenbezogene Daten wie z.B. Vor-, Nachname, Telefonnummer, Postadresse, E-Mail-Adresse usw., die in den Modulen HCM (Personal), FI (Finanzen), CO (Controlling), MM (Material Management) und SD (Vertrieb) zzgl. Schnittstellen vorkommen. Bei der Archivierung werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht beachtet, die personenbezogene Daten werden teilweise über die gesetzlich zulässigen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) hinaus aufbewahrt. Die Abhilfe kann SAP ILM (Information Lifecycle Management) schaffen. Bei SAP ILM handelt es sich um eine Business Function, die aktuell innerhalb der BGETEM bereits aktiviert wurde. D.h. es handelt sich hierbei nicht um eine klassische Einführung, da die Business Function bereits aktiv ist.
Mithilfe von SAP ILM sind die derzeit in SAP vorhandenen personenbezogenen Daten zu analysieren, zu identifizieren und gegebenenfalls zu vernichten, sobald der Vernichtung keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen. Um dies zu ermöglichen, ist ein sog. Löschkonzept zu erstellen und die Ansprechpartner in den Fachbereichen über die Workshops mit der Umsetzung dieses Löschkonzepts entsprechend einzuweisen, da die Verantwortung für die personenbezogenen Daten bei den Fachbereichen liegt. Des weiteren sind die Regeln von SAP ILM so einzustellen, dass der daten-schutzkonforme Umgang mit den personenbezogenen Daten in der Zukunft gewährleistet werden kann. Insbesondere ist eine sog. Sperrfunktion einzurichten, die eine Sperrung von personenbezogenen Daten gegen Vernichtung ermöglicht, wie zum Beispiel bei sog. legal hold Fällen. Darüber hin-aus ist gegebenenfalls die Funktion Anonymisieren von personenbezogenen Daten einzurichten, die bestimmte Reports ohne Verletzung von datenschutzrechtlichen Regelungen ermöglichen soll.

Die Gesamtleistung ist nicht in Leistungslose strukturiert, sondern wird als Ganzes an ein Bieterunternehmen vergeben. Die Leistung ist in zwei Titeln unterteilt:

Titel 1: SAP ILM Einführung (Information Lifecycle Management)
Teil 1: Kick-Off. Anforderungen vor der Einführung
Teil 2: Durchführen einer Analyse in Bezug auf personenbezogene Daten in SAP einschl. Schnittstellen Teil 3: Erstellen eines Löschkonzepts einschl. Sperrfunktion
Teil 4: Löschen von zur Löschung freigegebenen personenbezogenen Daten

Titel 2: Sicherstellung von SAP ILM Funktionen
Teil 1: Sicherstellen von SAP ILM Funktionen durch Schulung der Fachbereiche
Teil 2: Erstellen des Regelwerkes zum Löschen, Archivieren und Sperren von personenbezogenen Daten Teil 3: Erstellen und Übergabe der Dokumentation einschl. Schulungsunterlagen

Art des Auftrags

Lieferauftrag & Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

50968 Köln

Eintragsdatum: 08.04.2022
Angebotsfrist: 09.05.2022