Ausschreibung "Ausschreibung von Scannen und Vernichten von Akten"

Öffentliche Ausschreibung

Ausschreibung von Scannen und Vernichten von Akten

Gegenstand der Ausschreibung

In zwölf Fachbereichen des Auftraggebers sind Vorgangsakten zu digitalisieren (Vorbereiten der Akten für das Scannen; Scannen der Akten und elektronische Bereitstellung der Digitalisate, größtenteils anschließendes datenschutzgerechtes Vernichten und teilweise Rückgabe von Vorgangsakten). Die Abgabe des Gesamtvolumens erfolgt voraussichtlich in 13 Chargen (ca. eine Charge pro Fachbereich). In den zu scannenden Bereichen des Auftraggebers werden Aktenbereiche gebildet, der entsprechende Aktenbestand (Auflistung) wird dem Werkunternehmer jeweils vor einer Chargenabholung zur Verfügung gestellt, die Einzelheiten und Besonderheiten mit diesem besprochen und protokolliert (Protokollgespräch). Es sind schätzungsweise ca. 4.345.000 Blatt zu scannen. Der Aktenbestand setzt sich überwiegend aus Steh/Hängeordnern, Hänge/ und Pendelheftern zusammen. Die Dokumente können vergilbt, gerissen, geknickt, doppelseitig bedruckt, überklebt (z.B. mit PostIt) sein. Einzelne Dokumente können geheftet, geklammert, geöst oder genäht sein. Für die Schätzwerte kann keine Garantie übernommen werden! Die Belege sind überwiegend im Format DIN A 4 vorhanden. Es gibt aber auch Belege im Format DIN A 3, die Anzahl dieser Belege kann nicht geschätzt werden. Größere Formate (Pläne, Stadtpläne etc.) sind in einigen Fachbereichen ebenfalls vorhanden. Die Anzahl dieser Belege kann nicht geschätzt werden. In den Protokollgesprächen wird festgelegt, wie mit diesen Belegen verfahren werden soll. Entweder werden diese vor dem Scannen ausgesondert oder mitgescannt, in beiden Fällen werden diese in Papierform an die Bestellerin zurückgegeben. Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands umfasst: den Transport der Akten von den einzelnen des Auftraggebers zum Digitalisierungsstandort die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess die Digitalisierung (Scannen) der Akten die Erzeugung und Bereitstellung der Digitalisate das datenschutzgerechte Vernichten der Akten bzw. den Rücktransport der Akten zu den Fachbereichen das Management der Logistik-und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Nordrhein-Westfalen

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

45525 Hattingen

Eintragsdatum: 23.05.2022
Angebotsfrist: 10.06.2022