Ausschreibung "Erstellung, Digitalisierung, Druck, Kuvertierung und Vorbereitung zum Versand von Informationsschreiben"

Öffentliche Ausschreibung

Erstellung, Digitalisierung, Druck, Kuvertierung und Vorbereitung zum Versand von Informationsschreiben

Gegenstand der Ausschreibung

Die Auftraggeberin schreibt die einmalige Erstellung (inkl. Digitalisierung, Druck, Kuvertierung und Vorbereitung zum Versand) von Informationsschreiben für die Auftraggeberin aus.
Ziel der Ausschreibung ist eine sichere, rechtskonforme, effektive, ökonomische und ökologische Leistungserbringung durch den Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin. Als Ausführungsbeginn ist der 04.10.2022 vorgesehen Die Vorbereitungen beginnen ab KW 35 in 2022. Es erfolgt eine anschließende Abholung der Drucke durch eine Versandfirma, die zu gegebener Zeit mitgeteilt wird.

Das Schreiben setzt sich wie folgt zusammen:
• Format: DIN A4
• Grammatur: 80g/qm; hochweiß
• Seitigkeit: 2-seitig
• Farbigkeit: 4/4 (Vorderseite: farbig/Rückseite: farbig)

Inhaltliche Beschreibung
• Vorderseite:
o Anschreiben
o Personalisiert
o Adresskonzept ist umzusetzen
o Aktionslogo, BGHW Logo und Text
• Rückseite
o Anschreiben
o Personalisiert

2.3 Layout und Personalisierung

2.3.1 Drucklayout
Der Auftraggeber stellt die Vorlagen sowie die Satzbeschreibungen der Schreiben zur Verfügung. Diese Vorlagen sind seitens des Auftragnehmers vollumfänglich für den Druck vorzubereiten.
Änderungswünsche hinsichtlich des Layouts sowie redaktionelle Änderungen sind vom Auftragnehmer umzusetzen. Die Dauer der Umsetzungsarbeiten ist abhängig von den Leistungsphasen.
Der Auftragnehmer ist für die Druckbarkeit der Druckvorlage verantwortlich.
Die Wahl des Produktionsverfahrens ist frei. Es kann beispielsweise das Digitaldruckverfahren und/oder das Offset-Druck-Verfahren entsprechend gewählt werden.

2.3.2 Personalisierung
Die Personalisierung der Schreiben wird vom Auftragnehmer anhand der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Daten durchgeführt. Die Adressierung der Sendungen erfolgt nach den Vorgaben des Auftraggebers.

2.4 Abwicklung der gedruckten Schreiben

2.4.1 Kuvertierung, Konfektionierung sowie Lettershop
Die Schreiben sind zu kuvertieren.
Falzung:
• Kreuzbruch-/Zickzackfalz oder Wickelpfalz auf DIN lang
Kuvertierung:
• Kuvertieren DIN lang
Versandart:
• einfacher Brief
Vorsortierung/Versandvorbereitung:
• Es hat eine postleitzahloptimierte Bereitstellung zu erfolgen.
• Die Sendungen sind in Kartons verpackt zur Abholung bereitzustellen. Sofern der Postdienstleister Transportbehältnisse zur Verfügung gestellt werden, sind diese zu verwenden.
Die Zustelldienstleistung wird im Anschluss an dieses Vergabeverfahren ausgeschrieben.
2.4.2 Fensterhüllen
Format: DIN C 6/5, 114 x 229 mm, 75 g/qm frei weiß
Druck: 2/0- farbig (mit grauem Innendruck), BGHW-Logo farbig
Fenster: links- Standard
Ein abweichendes Format kann nur verwendet werden, wenn damit keine Portoerhöhung verbunden ist.
Weiterhin ist die Abweichung im Format explizit zu erwähnen, da sich dadurch gegebenenfalls Auswirkungen auf Zustelldienstleistungen ergeben können.
2.4.3 Digitalisierung
Die Schreiben sind zu Archivzwecken in digitalisierter, ggf. personalisierter Form abzubilden:
o Blatt 1 - Vorder- und Rückseite
Dateiformat: PDF oder PDF A - Graustufe mit zugehöriger FMD-Datei in XML-Struktur
Seitenformat: DIN A 4
Dateigröße: so gering wie möglich; max. 70 KB pro Dokument
Die Dateien sind in einer vom Auftraggeber definierten Form zu benennen und je Aktenzeichen zu erstellen.
Die Übermittlung der Daten erfolgt über einen vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten, gesicherten SFTP-Server.
Hinweis: Nachfolgend wird die beschriebene Leistung „Importdateien“ genannt.
2.5 Datenbasis und Datenübermittlung
2.5.1 Von Auftraggeber an Auftragnehmer
Die Daten zur Personalisierung und Erstellung der Schreiben werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Datenlieferung beinhaltet eine Datei. Nachfolgend wird diese Datei als Druckdatei tituliert.
Für jedes Unternehmen wird ein Datensatz geliefert. Ein Datensatz ist durch einen eindeutigen Schlüssel, nachfolgend Aktenzeichen genannt, identifizierbar.
Die Übermittlung der Daten erfolgt über einen vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten, gesicherten SFTP-Server.
2.5.2 Von Auftragnehmer an Auftraggeber
Die Übermittlung der Daten erfolgt über einen vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten, gesicherten
SFTP-Server.
In den nachfolgend beschriebenen Leistungsphasen sind die Schreiben als Test- und Abnahme-Andrucke im PDF-Format zu übermitteln.
Die Importdateien sind, wie unter Punkt 2.4.3 (Digitalisierung) beschrieben, zu übermitteln.
2.6 Mengengerüst
Anzahl der Schreiben: ca. 510.000 Stück
Die Abrechnung erfolgt nach der tatsächlichen Stückzahl.
Die angegebene Menge wurde auf Grundlage dieser Bedarfsermittlung errechnet und spiegelt die geschätzte Menge des Gesamtauftrages wieder.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Baden-Württemberg

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

68161 Mannheim

Eintragsdatum: 21.06.2022
Angebotsfrist: 22.07.2022