Ausschreibung "Einführung einer Software zur E-Mail-Archivierung im Zuge eines Digitalisierungsprojektes"

Öffentliche Ausschreibung

Einführung einer Software zur E-Mail-Archivierung im Zuge eines Digitalisierungsprojektes

Gegenstand der Ausschreibung

Der Auftraggeber plant eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb zu folgender Leistung durchzuführen:
Im Rahmen des durch das Land Brandenburg aus EU-Mitteln (REACT) geförderten Projekts "Digitalisierung von Kultureinrichtungen" stellt sich der Auftraggeber integrierter, robuster, effizienter und nachhaltiger auf.
Ein Bestandteil des Digitalisierungsprojektes ist die Einführung eines modernen E-Mail-Archivierungssystems, das die aktuellen Anforderungen durch GoBD und DSGVO erfüllt. Ein- und ausgehende Mails sollen vom lokalen Exchange-Server vollautomatisch nach definierbaren Filterkriterien in das Archiv übernommen werden und die Mailbox-Inhaber sollen komfortable Suchmöglichkeiten zum Wiederfinden archivierter Mails erhalten. Bessere Suchmöglichkeiten sind das entscheidende Kriterium für die Neubeschaffung.

Als Besonderheit ist die Übernahme eines existierenden Mail-Archivs der Firma "Easy" zu berücksichtigen. Dabei kann davon ausgegangen werden, dass die Rücksicherung der dort archivierten E-Mails im Microsoft-Mail-Format möglich ist.

Das angebotene System soll mindestens die folgenden Anforderungen abdecken:
- Ca. 75 persönliche Mailboxen und Benutzer
- Automatisierte Archivierung ein- und ausgehender E-Mails vom Mailserver (nicht am Mail-Client) ohne Eingreifen des Benutzers
- Suchmöglichkeit im lokalen Outlook-Client
- Suchmöglichkeit über separaten Archiv-Client
- Volltextsuche in Mails und Anhängen. Die Suchmöglichkeiten sollen anhand von Beispielen erläutert werden und sich möglichst an der Suchmaske und Einfachheit der Bedienerführung von Google orientieren.

Darüber hinaus machen Sie bitte Aussagen zu folgenden Punkten:
- Hard- und Softwareanforderungen bzw. -voraussetzungen bei lokaler oder Cloud-Speicherung
- Benötigte Netzwerkbandbreite bei Cloud-Speicherung
- Übernahme des vorhandenen Easy-Archivs mit ca. 650 GB E-Mails aus 10 Jahren
- Mit welcher Technologie wird die Übernahme ermöglicht?
- Welche Nachteile gegenüber dem Ursprungssystem sind zu erwarten?
- Mit welchem Zeit- und Kostenaufwand ist zu rechnen?
- Nutzung von Standardformaten wie z.B. PDF/A
- Unterstützung unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen durch automatische Löschung von Dokumenten
- Möglichkeit zur Installation durch eigenes Fachpersonal
- Support-Optionen
- Möglichkeiten, digitale Dokumente ohne Mailbezug zu archivieren.

Es ist eine On-Premise-Installation von Microsoft Exchange vorhanden.
Es werden ca. 75 Benutzer (konkrete Anzahl kann geringfügig nach unten oder oben abweichen) mit der Software arbeiten. Eine entsprechende Anzahl an Nutzerlizenzen wird benötigt.

Für die Bewertung der Angebote sind die Produktbeschreibung (inhaltliche Passung zur Ausschreibung, Gewichtung 50%), die Kostendarstellung (Gewichtung 30%) und Darstellung des Migrationsprozesses von Easy (Gewichtung 20%) maßgeblich. Die Kostendarstellung umfasst mindestens folgende Punkte:
- Lizenzkosten
- Installationskosten (sofern vorhanden)
- Wartung und Updates
- Hotline/Service Level Agreement und diesbezügliche Folgekosten
- monatliche / jährliche Kostenübersicht

Die Bieter werden je nach Möglichkeit der Umsetzung in ihrem System gebeten, eine On-Premises-Lösung, eine Cloud-Lösung und alternativ eine Hybridlösung anzubieten. Unter Hybridlösung verstehen wir Lizenzen zum Kauf bei Betrieb des Systems durch den Anbieter in der Cloud, d.h. inkl. Hosting, Wartung, Updates, Service Level Agreement und Hotline.

Art des Auftrags

Dienstleistung

Erfüllungsort (Bundesland):

Brandenburg

Die Ausschreibung ist bereits beendet, weil die Angebotsfrist abgelaufen ist.
Eine Bewerbung um diesen Auftrag ist nicht mehr möglich.

Auftraggeber

15230 Frankfurt (Oder)

Eintragsdatum: 13.02.2023
Angebotsfrist: 21.02.2023